La certificazione legale e digitale è sempre più importanti in moltissimi processi aziendali. Euronovate Group ha presentato in quest’ambito la piattaforma WSign per la firma digitale user-friendly. Per illustrarcela abiamo parlato con Carlo Di Giulio, Product Owner. Ecco quanto emerso dall’intervista.
La firma digitale di wSign
“wSign è prima di tutto uno strumento di firma elettronica, e per questo mira a soddisfare la prima necessità che ci si aspetti da una piattaforma di questo tipo: firmare documenti.” ci spiega Di Giulio. La piattaforma permette, in solo quattro passaggi, di firmare online ottenendo un documento con piena validità legale e con la massima protezione.
Tra le caratteristiche della firma di wSign troviamo:
- la sicurezza, grazie all’elevata tracciabilità dei processi;
- la rapidità, con l’85% degli accordi completato in meno di 24 ore e il 48% in meno di 15 minuti;
- la sostenibilità, con l’eliminazione dei costi legati ai documenti cartacei;
- la conformità con i vari requisiti legali e al regolamento europeo eIDAS;
- la praticità, visto che richiede pochi click.
Pensando al cliente
Ma come si è arrivato a questo insieme di caratteristiche? “Le abbiamo derivate le dalla nostra esperienza con clienti di diverso tipo e con diverse necessità, siano essi professionisti, piccole o grandi imprese. Il risultato è stato nascondere ogni complessità nel definire i dettagli del flusso di firma che in altri prodotti sul mercato sono una tappa obbligata per l’utente, ma che si sono rivelate quasi mai utilizzate nel concreto.”
“Così facendo abbiamo semplificato drasticamente l’esperienza di utilizzo a beneficio di intuitività e rapidità del processo. Questo però non significa che wSign risulti meno potente ed efficace. La complessità c’è, ma va cercata nel caso di esigenze specifiche o di personalizzazione”.
Sicurezza e flessibilità
Come visto semplice non vuol dire poco potente, ma non vuol dire neanche poco sicuro. “Abbiamo dato da subito particolare importanza all’architettura tecnologica e alla sua robustezza. Abbiamo implementato da subito diverse soluzioni di autenticazione quali autenticazione semplice o via OTP email ed SMS. È già stata poi avviata l’integrazione di altre metodologie di firma come quella biometrica o per mezzo di certificati digitali.”
Anche la flessibilità è fondamentale: “wSign è utilizzabile in cloud come soluzione multi-tenant, permettendo un ampio margine nelle personalizzazioni e andando a garantire la segregazione dei dati di ciascuna organizzazione cliente. Per chi non fosse ancora convinto della soluzione in cloud, wSign è facilmente installabile on-premise.“
“Un ulteriore elemento che poi contribuisce a rendere wSign user-friendly è sicuramente la possibilità di integrare la piattaforma via API REST in qualunque sistema già in uso dall’organizzazion. Questo genera quindi una deviazione minima, se non inesistente, rispetto all’operatività di tutti i giorni a cui gli utenti sono abituati.“
Uno sguardo alla tecnologia
Entriamo un attimo nel dettaglo delle varie modalità di firma digitale possibili con wSign. Sono in tutto tre. La prima è un semplie click autorizzativo. “Si tratta del tipo di firma ideale per tutti i documenti che non richiedano una particolare robustezza della firma, ma che comunque richiedano qualche tipo di evidenza […] e richiede solo pochi secondi per essere completato”. Basta l’identificazione via indirizzo email per tracciare la firma nei log di sistema. Il log è corredato di informazioni identificative quali il dispositivo e il browser utilizzati.
“Qualora si volesse aggiungere un tassello di sicurezza, si può aggiungere uno step autorizzativo tramite inserimento di un OTP via email o via SMS, di fatto creando un doppio fattore di autenticazione. In ogni caso, siano firme semplici o con OTP, in corrispondenza di ciascun campo firma wSign appone un sigillo qualificato in conformità allo standard PAdES a garanzia dell’integrità dell’operazione e immodificabilità del documento firmato.”
I casi d’uso
Ma in quali casi uno strumento come wSign risulta utile ali processi aziendali? “ Tra tutti direi che possiamo evidenziare in modo particolare la dematerializzazione dei processi HR, come contratti di assunzione o attestazioni relative a corsi di formazione. Un altro esempio sono i contratti preliminari in ambito immobiliare, dove la rapidità e la semplicità sono indispensabili. Allo stesso modo, possiamo citare l’area procurement in organizzazioni tanto nel pubblico che nel privato, dematerializzando del tutto i flussi documentali con fornitori esterni. O allo stesso modo quelli di autorizzazione interna, permettendo di ricondurre in un unico flusso la firma di più soggetti, interni ed esterni, evitando ricircoli e passi di lavorazione superflui e costosi in termini di tempo e risorse.”
“Questi sono solo alcuni esempi, ma i casi concreti sono molti di più. Fondamentalmente parliamo di tutti i casi in cui sia richiesta un’autorizzazione o una firma con valore formale. Proprio in questo senso la normativa eIDAS gioca un ruolo essenziale. Ci consente infatti di estendere l’utilizzo della piattaforma per firme cross-border, nel caso di rapporti con soggetti esterni in ambito europeo. La nostra intenzione è di muoverci sempre di più verso la compatibilità della firma in wSign per abbracciare standard internazionali riconosciuti.”
“Tra questi citerei le regole dettate dal Cloud Signature Consortium per estendere l’uso della piattaforma a firme remote compatibili con lo standard e garantire il loro riconoscimento e la loro efficacia. Infine, sempre nell’ottica di evolversi in line al quadro generale di eIDAS, SPID diventerà presto una delle possibili modalità di identificazione e accesso a wSign. Facendo leva su uno schema d’identità nazionale riconosciuto in Europa daremo garanzie ulteriori sulla qualità e livello di trust che la piattaforma assicura“
Maggiori informazioni sul sito ufficiale di wSign.
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