Outlook si aggiorna e porta la pausa nelle riunioni

Microsoft sta lanciando nuovi strumenti in Outlook per aiutare i lavoratori a prendersi delle pause durante la giornata. ” Infatti, in Outlook, Microsoft introdurrà un nuovo strumento automatizzato che ritaglia dello spazio dedicato alle pause tra le riunioni. Lo strumento offrirà impostazioni di pianificazione individuali e aziendali che consentiranno a lavoratori e datori di lavoro di impostare il tempo per le pause all’inizio o alla fine delle riunioni. Inoltre, gli utenti possono personalizzare la durata delle pause. Ad esempio, un’azienda potrebbe fissare pause di 15 minuti all’inizio di riunioni di un’ora.

Una volta aggiunte le impostazioni di pianificazione, Outlook le applicherà automaticamente alle riunioni. Anche i singoli dipendenti possono personalizzare le impostazioni a livello aziendale, rendendo lo strumento abbastanza adattabile. Inoltre Microsoft afferma che Outlook stesso comunicherà la disponibilità del nuovo strumento avvisando gli utenti quando pianificano le riunioni.

Una ricerca alla base della nuova funzione che porta le pause nei meeting in Microsoft Outlook

L’azienda ha basato questo nuovo strumenti sulla ricerca, ‘Work Trends Index‘ dando mandato al suo Human Factors Lab di analizzare come “affrontare la fatica”, qualcosa che Microsoft definisce una “preoccupazione urgente” per gli ambienti di lavoro remoti e ibridi.

I ricercatori di Microsoft hanno fatto partecipare 14 volontari a riunioni video mentre indossavano apparecchiature per l’elettroencefalogramma (EEG) per monitorare l’attività elettrica nel loro cervello. Quindi, i volontari hanno partecipato a due diverse sessioni di incontri. In un giorno, hanno partecipato a periodi di quattro riunioni consecutive di mezz’ora. Il secondo giorno hanno partecipato a quattro riunioni di mezz’ora suddivise in pause di 10 minuti. I volontari hanno meditato usando le stesse sessioni da Headspace durante quelle pause. Inoltre, le sessioni si sono svolte in lunedì consecutivi e alcuni volontari hanno iniziato con le pause mentre altri hanno iniziato senza pause.

In questo modo Microsoft ha scoperto che le pause tra le riunioni consentivano al cervello di “resettarsi”, il che riduceva un accumulo di stress nel corso delle riunioni. Inoltre, l‘EEG ha misurato livelli più elevati di coinvolgimento durante le riunioni quando i partecipanti si erano presi delle pause, mentre quelli che non lo avevano fatto hanno riscontrato bassi livelli di coinvolgimento.

Infine, secondo la ricerca, il periodo di transizione tra le riunioni può causare stress nei partecipanti, ma introducendo delle pause, questo si può ridurre notevolmente. In pratica questa ricerca è ciò che ha spinto Microsoft ad adattare il nuovo sistema automatizzato di pausa nelle riunioni in Outlook. Microsoft spera che in tal modo i dipendenti saranno in grado di interagire meglio durante i meeting, invece di impantanarsi nello stress saltando da una riunione all’altra.

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