La digitalizzazione può rivoluzionare la gestione dei contratti aziendali

La tecnologia ha cambiato il modo di fare affari in molti settori e ambiti, con le aziende che devono adattarsi alle nuove sfide e opportunità che emergono dall’era digitale. Uno degli aspetti più importanti (e spesso trascurati) dell’operatività aziendale è la gestione dei contratti, un’operazione che potrebbe essere letteralmente stravolta dall’avanzare della digitalizzazioni. 

Ne è convinto Carlo Vismara, Head of Sales Supply Chain di Archiva Group, che ci ha spiegato come la digitalizzazione può cambiare la gestione dei contratti aziendali.

“Un settore cruciale in cui l’adozione delle soluzioni digitali può apportare miglioramenti significativi è la gestione dei contratti aziendali. Spesso trascurata o affrontata in modo inefficiente, la gestione dei contratti è un aspetto fondamentale dell’operatività aziendale che richiede un cambiamento”, afferma Vismara. 

Proviamo quindi a partire dall’inizio, analizzando la gestione tradizionale dei contratti, per capire quali sono le criticità del modello classico.

La gestione tradizionale dei contratti aziendali

La gestione contrattuale tradizionale si basa su un metodo frammentario e disorganizzato. I documenti vengono scambiati tra vari dipartimenti, inviati via e-mail, stampati su carta e sovrapposti con risposte diverse. Questo comporta una perdita di tempo e risorse, oltre a una maggiore possibilità di errori che possono avere importanti conseguenze legali.

“In questo scenario, emerge la necessità di abbracciare il cambiamento attraverso la digitalizzazione. La digitalizzazione dei processi contrattuali può portare a una gestione più efficiente, accurata e sicura di tutti i documenti e le fasi coinvolte”, prosegue Vismara.

Per superare questi problemi, le aziende devono quindi abbracciare il cambiamento attraverso la digitalizzazione. Questo significa trasformare i processi contrattuali in modo da renderli più efficienti, accurati e sicuri. Per farlo, è necessario seguire un approccio olistico che coinvolga consulenza, tecnologia e strategia.

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Come la digitalizzazione può semplificare la gestione dei contratti

Il primo passo è fare una valutazione delle pratiche aziendali attuali (AS IS) e individuare le aree di miglioramento e le criticità nei processi. Poi, bisogna stabilire un obiettivo futuro (TO BE) attraverso l’adozione di soluzioni digitali che ottimizzino ogni fase del ciclo di vita contrattuale.

La digitalizzazione non deve essere intesa come una semplice automazione delle pratiche esistenti, ma come una vera e propria trasformazione che segue una logica ben definita. La gestione dei contratti deve includere la generazione, la negoziazione, l’approvazione, la firma, l’esecuzione, la gestione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Ogni passaggio deve rispettare le norme stabilite da AgID e garantire l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità dei documenti.

Di quali strumenti avvalersi?

Tecnologie come il BPM (Business Process Management) consentono la collaborazione tra diversi reparti e la semplificazione delle pratiche. Un altro strumento fondamentale per una gestione efficace dei contratti è il Document Management System (DMS), un tipo di software progettato per organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e contenuti. 

Tuttavia, è essenziale riconoscere che la consulenza svolge un ruolo chiave in tutto il processo di digitalizzazione dei contratti aziendali. Gli esperti e i consulenti sono in grado di accompagnare le aziende in questa trasformazione complessa, evitando di riprodurre inefficienze esistenti. La consulenza fornisce anche una visione più ampia delle best practice e aiuta le aziende a implementarle.

È fondamentale affidarsi a partner strategici che abbiano un focus sulla consulenza e sulla personalizzazione delle soluzioni, in grado di supportare le imprese che vogliono trasformare le sfide della gestione contrattuale in opportunità di crescita.

“In sintesi, la gestione dei contratti non può più essere trascurata o trattata con metodologie obsolete. La digitalizzazione è l’unico percorso sensato per le aziende che mirano a migliorare l’efficienza, ridurre il rischio normativo e capitalizzare sulle opportunità offerte dalle tecnologie moderne. Affiancate dal partner giusto, le aziende possono intraprendere questa trasformazione con fiducia, consapevoli di costruire le basi per il loro successo futuro”, chiosa Carlo Vismara.