Fluida, la gestione delle risorse umane diventa semplice

La gestione delle risorse umane non è mai facile. Da un lato ci sono le sfide…beh, umane. Quelle di comunicazione, convivenza, compromessi. Dall’altro invece c’è l’ostacolo della burocrazia, con i permessi, le ferie, i cedolini, le note spese e molto altro ancora. Due sono normalmente le strade che vengono percorse per sconfiggere questo demone: la gestione manuale – estremamente rischiosa – e l’utilizzo di software spesso complicati. Ora c’è una terza via: Fluida.

Che cos’è Fluida?

Fluida è una startup nata a marzo 2018 con l’intento di semplificare la relazione tra lavoratori e azienda. Come? Digitalizzando le interazioni per semplificare la vita ai dipendenti e rendere l’azienda più produttiva.

Tutto questo si traduce in una piattaforma strutturata in moduli e accessibile sia da web – tramite il sito fluida.io – sia tramite l’applicazione, disponibile su iOS e Android.

Fluida prevede una prova gratuita di 15 giorni che vi consente di sperimentarne le funzioni e di aggiungere i membri del vostro team, così da godere dell’esperienza completa e capire se faccia davvero al caso vostro. Ma cosa fate al suo interno?

Fluida: come funziona l’app per la gestione delle risorse umane

Come anticipato, la piattaforma è struttura in moduli. Una divisione che si riflette sui piani di abbonamento ma che soprattutto permette di aggiungere via via sempre più funzioni.

La Gestione presenze

Partiamo dalla base, la Gestione presenze. Fluida consente di inviare, anche da smartphone, le richieste di ferie e permessi; il responsabile designato riceverà una notifica push o un’email e potrà decidere se approvare o meno la richiesta. È inoltre possibile avvisare più persone contemporaneamente: prima di inoltrare la richiesta Fluida consente di selezionare i colleghi che volete eventualmente informare della vostra assenza, così non si aspetteranno di vedervi in azienda e potranno organizzare la giornata al meglio.

Ogni azione svolta porterà inoltre al tempestivo aggiornamento del calendario, il che significa che avrete un unico posto da cui monitorare la situazione, semplificando così la vita a chi deve tenere le fila di questo incessante via vai.

La pianificazione dei turni

Il calendario però non sarebbe completo senza i turni. È qui che entra in gioco il modulo per la pianificazione e la gestione dei turni. Niente Excel di dubbia utilità e difficile consultazione. Con Fluida possiamo creare turnistiche diverse e assegnarle ai singoli dipendenti. Inoltre, ogni volta che viene impostato un nuovo orario, o una diversa sede di lavoro, il personale coinvolto viene informato direttamente da una notifica dell’app o da una mail.

A cosa serve tutto questo? Se tutti i vostri dipendenti fanno dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18, allora non avrete necessariamente bisogno di controllare i turni ma, se avete rotazioni più complesse, potrebbe darvi davvero una grossa mano sia nella programmazione generale sia per ricordare chi dovrebbe essere presente e operativo in quello specifico giorno.

La Timbratura smart

Tra le funzioni di Fluida troviamo anche la Timbratura smart. Esistono tre diverse possibilità per segnalare la presenza in azienda:

1) la timbratura tramite app/sito web;

2) la Fluida Station;

3) il Fluida Beacon.

La prima modalità è semplice: andate su Fluida, cliccate su Nuovo e selezionate Timbratura. Sappiate che ai dipendenti è possibile richiedere diversi tipi di timbratura che vanno dalla sola presenza all’entrata ed uscita fino ad arrivare anche alla segnalazione della pausa pranzo.

Potete fare tutto questo anche con la Fluida Station, un dispositivo portatile basato su sistema operativo Android e associabile a badge NFC biodegradabili. Un sistema che unisce classico e moderno e che risulta davvero molto semplice da impostare. Voi dovrete solo associare i badge ai dipendenti e ricordarvi di ricaricare la Fluida Station quando necessario. Sappiate però che ha un costo aggiuntivo: la Station è in vendita a 199€ a cui dovrete aggiungere 2€ per ogni badge che deciderete di comprare.

L’ultima alternativa è il Fluida Beacon, un dispositivo Bluetooth super compatto che può coprire un raggio che va da 10 a 100 metri. Dotato di una batteria sostituibile che garantisce fino a 18 mesi di autonomia, il Beacon permette agli utenti di timbrare quando si trovano all’interno dell’area di copertura.

Qualunque sia l’opzione selezionata, sappiate che tutti i dati viaggiano in cloud e coinvolgono anche le timbrature effettuate da chi lavora fuori sede o da remoto, che vengono fatte dall’app o tramite il portale web. Potete inoltre vincolare la timbratura da remoto a particolari aree geografiche, così potete assicurarvi che i dipendenti non siano a prendere il sole mentre voi faticate in ufficio.

Fluida Nota Spese

Le caratteristiche di Fluida non terminano qui perché la piattaforma affronta un altro incubo ricorrente di ogni contabile: la famigerata nota spese. Con Fluida Nota Spese è possibile controllare e approvare in tempo reale ogni richiesta di rimborso, che all’occorrenza può essere esportata in PDF o in Excel.

È inoltre previsto l’utilizzo di veicoli per cui dovrete associare l’auto, personale o aziendale, al vostro profilo. Il sistema è estremamente intelligente: voi inserite il percorso – potete anche indicare andata e ritorno – e l’app calcolerà automaticamente il rimborso da chiedere in base a chilometri percorsi, costi di eventuali caselli autostradali e consumo al km dell’auto.

Documenti e attività

Terminiamo con due ulteriori funzioni. La prima è Documenti e permette di creare una cartella digitale per ogni dipendente, dove inserire tutti i documenti rilevanti, suddivisi per categorie, incluso ovviamente il contratto di lavoro.

Ogni qual volta un documento viene caricato, l’app manda ai diretti interessati una notifica. In questo modo possiamo monitorare tutta la documentazione necessaria in tempo reale e ripescare al volo qualsiasi documento.

Rendicontazione attività invece consente ai dipendenti di indicare a quali obiettivi o quali task hanno dedicato il loro tempo. Questa sezione può essere implementata allegando file, documenti, fotografie e geolocalizzazioni. Insomma, ogni tipo di informazione necessaria per compilare un report dettagliato, capace di soddisfare anche il più esigente e sospettoso dei clienti o dei capi.

La nostra esperienza con Fluida: la Baubau Srl

A questo punto vi starete chiedendo com’è Fluida nella quotidianità. Per scoprirlo abbiamo creato una società fittizia – la Baubau Srl – e attivato tutti i moduli disponibili.

Il vantaggio rispetto a metodi più “casalinghi” di gestione delle risorse umane è evidente: abbiamo un calendario chiaro, che indica orari e sede di lavoro per ogni dipendente e che segnala in maniera intuitiva eventuali ritardi, straordinari, assenze e così via. Un sistema che facilita anche coloro che devono elaborare poi le buste paga.
Tiene inoltre il conteggio di ferie e permessi ma non è possibile fissare una soglia massima per i dipendenti, quindi sarà necessario ricordarsi o appuntarsi il totale previsto dal contratto. È una scelta dettata dal fatto che accordi diversi prevedono tetti differenti ma le cose in futuro potrebbero cambiare.

Abbiamo particolarmente apprezzato la semplicità del sistema di timbratura. Per la Baubau Srl abbiamo optato per la Fluida Station. Ci piaceva l’idea di avere un badge fisico che può essere associato in pochi secondi ai nuovi dipendenti. La Station poi è facile da impostare: la connettete alla rete Wi-Fi, attendete l’aggiornamento e poi selezionate l’app Kiosk e inserite le vostre credenziali. Tutto qui. La timbratura avviene semplicemente appoggiando il badge alla parte inferiore del dispositivo. Questione di pochi centesimi di secondi.
La Station ha una sua batteria interna che le permette di essere posizionata ovunque. Dovrete però ricordarvi di ricaricarla periodicamente o, in alternativa, fare in modo che il cavo microUSB sia perennemente collegato.

Il sistema, a conti fatti, è comodo e veloce seppur ancora migliorabile. Vi facciamo un esempio: uno dei vostri dipendenti chiede due giorni di ferie per un weekend lungo e voi lo accordate. Prima di partire però si verifica qualche problema, come un volo cancellato o un problema con la prenotazione dell’hotel. Decide pertanto di venire ugualmente al lavoro. Timbrando le ferie non verranno automaticamente eliminate e sul momento non verrà segnalata alcuna anomalia. Dovrete attendere la mezzanotte, quando sarà l’app stessa ad analizzare la giornata e segnalare l’anomalia, che andrà corretta manualmente. Nulla di grave, sia chiaro, ma è bene saperlo.
Fluida riscontra anche altri tipi di anomalie invitandovi a risolvere il problema. Succede quando eravate di turno ma non avete timbrato, così che nessuno possa dirvi che non eravate a lavoro! Se questi errori venissero automaticamente corretti sarebbe ancora più comodo.

Tra gli elementi che abbiamo più amato c’è anche Nota spese. Il sistema della startup italiana funziona davvero bene e permette di segnalare in modo chiaro tutti i rimborsi all’amministrazione.
In più potreste optare per una serie di integrazioni esterne che vanno a semplificare ulteriormente il rapporto con l’amministrazione, come ad esempio quella dedicata alle buste paga. Questo poi è solo l’inizio: il team è all’opera per continuare a migliorare l’esperienza degli utenti.

Quanto costa Fluida?

La base di partenza è di 1 euro al mese per ogni utente. I costi però variano in base a quante funzionalità (moduli) decidete di attivare. Tranquilli, il costo è sempre contenuto: per 6 moduli spendete 3,50 euro per utente.

Vengono invece venduti separatamente la Fluida Station, che costa 199 euro, e il Fluida Beacon, disponibile a 29 euro, oltre ai badge NFC, acquistabili in pacchetti che vanno da un minimo di 5 a un massimo di 200.

Vale la pena usare questo sistema di gestione delle risorse umane?

Fluida è un ottimo sistema per le piccole e medie imprese. Le sue funzionalità permettono di semplificare le principali operazioni e di risparmiare davvero molto tempo, sia nella pianificazione che sul fronte amministrativo. Il tutto anche usando la sola applicazione.
Il costo poi è assolutamente ragionevole, soprattutto se paragonato a quello di soluzioni magari più complete ma anche più complesse e spesso legate alla figura di un esperto o un IT Manager. In più è modulare quindi potete via via implementare più funzioni con l’espandersi dell’azienda o semplicemente dopo aver già apprezzato alcune funzioni offerte dalla piattaforma. Volete provare Fluida? Tutto quello che dovete fare è andare sul sito e sfruttare la prova gratuita di 15 giorni.