Come la firma elettronica può aiutare le Risorse Umane nell’era del lavoro da remoto

Il lavoro da remoto ha cambiato radicalmente il panorama aziendale, offrendo nuove possibilità di collaborazione a distanza, anche oltre i confini nazionali. Per adeguarsi a questa trasformazione, le Risorse Umane (HR) devono adottare soluzioni tecnologiche che facilitino le loro attività quotidiane, come la firma elettronica.

Questa è una delle offerte di Intesa (Kyndryl), un Trust Service Provider qualificato secondo il regolamento eIDAS e accreditato presso AgID dal 2001.

Tre vantaggi che la firma elettronica può portare al settore delle Risorse Umane

Con il suo servizio Intesa Sign, Intesa permette di gestire in modo semplice e sicuro workflow di firma anche molto complessi. Vediamo tre vantaggi che la firma elettronica può portare al settore delle Risorse Umane:

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• Rendere più efficace l’onboarding. Grazie alla firma elettronica, è possibile firmare i contratti di assunzione o i consensi al trattamento dei dati in modo rapido e conforme alla normativa, risparmiando tempo nella creazione e nella distribuzione dei documenti. Inoltre, si evita l’uso di carta e si riduce lo spazio di archiviazione necessario, garantendo sempre la massima sicurezza.
• Ottenere in tempi brevi le firme richieste. Nell’era del lavoro da remoto, in cui i dipendenti di un’azienda possono essere sparsi in diverse regioni o nazioni, la firma elettronica permette di raccogliere in modo veloce firme valide dal punto di vista legale da parte di tutto il personale aziendale.
• Semplificare i processi interni. Il dipartimento HR ha sempre più bisogno di conservare a norma i documenti archiviati e di accedere in modo agile e veloce ai dati conservati. La firma elettronica è uno dei passaggi fondamentali per la raccolta e l’organizzazione di dati che, se integrati correttamente, possono fornire informazioni utili sull’andamento dell’azienda e quindi supportare decisioni basate sui dati.

L’importanza della tecnologia in ambito HR

L’importanza delle soluzioni tecnologiche per il settore delle Risorse Umane è stata confermata dai dati dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, che hanno mostrato come, rispetto al 2021, nel 2022 gli investimenti in strumenti digitali per il settore HR siano cresciuti del 15% in quasi la metà delle aziende. 

“Significativo è l’aumento degli investimenti in digitalizzazione per la fase di onboarding delle risorse, ovvero il momento di primo contatto delle organizzazioni nei confronti dei dipendenti dopo il recruiting – dichiara Adriano Martucci, Business Consultant di Intesa, a Kyndryl Company – Ed è qui infatti che le aziende si giocano molte opportunità: per questo, come Intesa, cerchiamo di supportare quotidianamente le imprese che si rivolgono a noi durante questa fase delicata. Grazie alla nostra piattaforma proprietaria Intesa Sign, infatti, aiutiamo le aziende a impostare workflow di firma personalizzati e dettagliati, che prevedano per esempio la visualizzazione del documento da più persone prima di essere firmato, o la necessità di siglare ogni pagina o ancora se le firme devono essere fatte in successione o contemporaneamente da tutti i firmatari”.

In particolare, le imprese italiane investono soprattutto in employee engagement, comunicazione interna, formazione e digitalizzazione dell’onboarding, con l’obiettivo di valorizzare e fidelizzare sia le risorse già presenti nell’organizzazione, sia i nuovi assunti, curando ogni aspetto dell’esperienza del dipendente.

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