Qonto semplifica e digitalizza la gestione delle spese viaggio

Le spese di viaggio sono una voce importante nel bilancio di un’azienda, ma anche una fonte di complessità e inefficienza se non gestite correttamente. Per ottimizzare la gestione delle spese di viaggio, Qonto, la soluzione di business finance management leader in Europa, propone una guida pratica per creare una travel policy aziendale condivisa e flessibile, che permetta a tutti i collaboratori di viaggiare in autonomia e sicurezza, senza rinunciare al controllo da parte del reparto finanziario.

Cos’è una travel policy?

Una travel policy aziendale è un documento formale che stabilisce le regole e le procedure per la gestione delle spese di viaggio dei dipendenti. In questo documento si definiscono i costi ammissibili e i limiti massimi per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni utili. Lo scopo di una travel policy, che deve essere facilmente accessibile, è di fornire indicazioni chiare e comprensibili a tutti i collaboratori.

Scopri QONTO. Il conto business Online che semplifica la quotidianità bancaria.

Per quanto riguarda le spese di viaggio, una travel policy aziendale ha il duplice vantaggio di semplificare la gestione delle spese per i viaggi d’affari e di monitorare le capacità di spesa dell’impresa. Per rendere la travel policy veramente efficace, però, è necessario dotarsi di strumenti adeguati, che consentano di delegare una parte dell’attività in tutta sicurezza, senza perderne il controllo.

I consigli di Qonto per una gestione ottimale delle spese viaggio

I consigli di Qonto per stilare una travel policy efficace sono:

• Limiti di spesa: bisogna specificare chiaramente quali sono le spese che vengono rimborsate dall’azienda e quali no. Per questo bisogna stabilire delle regole interne: il limite massimo di spesa per i pasti, per l’alloggio, per i trasporti, ecc. Bisogna anche definire gli importi massimi di spesa in base ai diversi ruoli professionali o ai reparti di appartenenza, se diversi.

• Erogazione del rimborso e gestione dei giustificativi: il controllo degli scontrini varia da azienda ad azienda. Ad esempio ci sono casi in cui i giustificativi sono raccolti in formato cartaceo e gestiti manualmente dal reparto finanziario. Altre aziende si affidano a strumenti tecnologici come Qonto, con cui è possibile digitalizzare i giustificativi e liberare sia i dipendenti sia il reparto Finance dalla raccolta e dalla conservazione dei documenti cartacei.

• Rimborso chilometrico: essenziale per regolamentare sia i casi in cui il collaboratore dispone di un’auto aziendale, sia il caso contrario. Quando il dipendente si sposta usando la propria auto, può essere concordato un prezzo per chilometro, che può dipendere anche dal ruolo o dal reparto di appartenenza.

• International mobility: in caso di trasferte internazionali, due sono gli aspetti da considerare in questi casi: l’eventuale cambio di valuta (e quindi la definizione della moneta con cui il collaboratore sarà rimborsato, e la modalità) e il tema assicurativo.

Aprire un'Azienda: Diventare Imprenditore in Italia con Idee di Business (Aprire un Ristorante, un’Azienda Agricola, un Franchising, una Start Up o un’Attività on Line) trovando i finanziamenti giusti

• Saro, Gianfranco (Autore)

18,90 EUR

Acquista su Amazon