SAP Concur Global Business Travel Survey: tra AI e preconcetti

La convinzione che le soluzioni per la gestione delle spese di viaggio rallentino le operazioni di rendicontazione è ancora molto diffusa. Ce lo ripete la sesta edizione Global Business Travel Survey di SAP Concur, che analizza i trend del settore T&E e il soddisfacimento dei clienti aziendali.

Quando viaggiare è fonte di stress

L’edizione del 2023 del report di SAP Concur ha rilevato che la fase preliminare del viaggio di lavoro è considerata la più stressante. Infatti, ben il 43% degli intervistati ha indicato la pianificazione, la prenotazione e l’organizzazione come i momenti di maggior stress. Inoltre, quasi un quarto (24%) ha trovato altrettanto stressante la fase post-viaggio, indicando la compilazione dei rapporti di spesa come fattore più preoccupante.

Esistono strumenti in grado di semplificare notevolmente queste mansioni considerate stressanti, ma, sempre stando ai dati del report, questi non vengono sfruttati. Infatti, la maggioranza dei viaggiatori d’affari (64%) non utilizza strumenti aziendali per prenotare i viaggi. Tuttavia, nella convinzione di star scegliendo metodi di prenotazione più facili e veloci, i viaggiatori d’affari si stanno perdendo molti benefici.

Gli strumenti T&E vengono in nostro soccorso

Infatti, ricerche dimostrano che gli strumenti T&E (Travel & Expense) aumentano la produttività, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più appaganti. Una di queste ricerche è l’analisi svolta dalla IDC su un campione su un campione di clienti SAP Concur, la quale ha rilevato che il tempo necessario per prenotare un viaggio è ridotto del 54% grazie a soluzioni come Concur Travel. In aggiunta, i dipendenti sono stati in grado di completare i loro rapporti di spesa il 43% più velocemente grazie a Concur Expense, con un tempo di rimborso dimezzato.

Non solo: gli strumenti T&E migliorano significativamente l’esperienza dei responsabili dei viaggi. Ce lo dimostra l’ultima edizione del SAP Concur Global Business Travel Survey, nella quale il 38% dei travel manager ha dichiarato che i dipendenti che non prenotano o non aggiornano i loro piani di viaggio utilizzando strumenti aziendali avranno maggiori difficoltà nei prossimi 12 mesi. Inoltre, il 37% dei travel manager ha indicato che la sfida per loro più importante è quella del “duty of care”, ovvero della tutela della sicurezza fisica, mentale e in generale del benessere dei lavoratori, specialmente quando sono in viaggio. Tutelare i lavoratori risulta particolarmente difficile se non si dispone di canali di comunicazione diretti e dati aggiornati. Quindi, l’adozione di strumenti T&E aziendali non solo aumenta la produttività dei viaggiatori d’affari, ma migliora anche l’efficienza dei team di viaggio e finanziari.

Il ruolo dell’intelligenza artificiale

Non stiamo dimenticando qualcosa? Ma certo, l’intelligenza artificiale! Come in tutti i settori, anche in quello del T&E non mancano le opportunità nelle quali applicare strumenti di AI generativa per migliorare la produzione. Ancora meglio se i travel manager ne sono a favore, come accade nel 64% dei casi. L’automazione di alcune operazioni consente infatti una gestione più efficiente e sicura dei viaggi aziendali.

Ma i travel manager non sono gli unici a essere entusiasti riguardo l’AI. Stando al Global Business Travel Survey, lo sono pure il 95% dei viaggiatori d’affari, che si sono dichiarati favorevoli all’uso dell’automazione potenziata dall’AI per supportare le proprie attività. Tra queste, fornire indicazioni sul benessere e la sicurezza (37%); supporto per visti e documentazione (37%); cattura e segnalazione delle spese (37%); trovare opzioni di viaggio sostenibili (37%); conformità con la politica di viaggio della loro organizzazione (35%); ricerca delle opzioni e prenotazione (35%); ed effettuare cancellazioni o reperire raccomandazioni di riprenotazione (34%).

Visti i dati positivi, SAP Concur ha già iniziato a integrare l’AI generativa nelle sue soluzioni. Ad esempio, con l’aggiunta del Request Assistant in Concur Request, che permette ai dipendenti di risparmiare tempo ed energie fornendo stime intelligenti dei costi per un viaggio. Il risultato? Un netto miglioramento nell’efficienza operativa e nell’esperienza dell’utente.

Come spingere i propri dipendenti a sfruttare soluzioni T&E?

Ritornando al problema citato in precedenza, come possono le aziende fare in modo che i propri dipendenti utilizzino soluzioni T&E offerti dall’organizzazione, considerando che attualmente quasi due terzi di loro non li utilizzano?

Il primo passo è sempre e comunque la formazione: è fondamentale che i dipendenti si sentano a proprio agio nell’utilizzare questi strumenti. I dipendenti sono interessati (quasi due su cinque) a imparare come utilizzare le opzioni abilitate dall’AI incluse nelle soluzioni T&E, quindi perché non approfittarne?

In secondo luogo, è importante ricordare ai dipendenti le funzionalità utili incluse negli strumenti T&E aziendali. Tra queste, le applicazioni mobili e opzioni che risparmiano tempo, come il Request Assistant, che semplifica e velocizza il processo di prenotazione e gestione delle spese.

Infine, bisogna fornire ai dipendenti opzioni approvate dall’azienda, come l’utilizzo di Concur TripLink quando un viaggio richiede una prenotazione direttamente sul sito web di un fornitore.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni T&E offerte da SAP Concur, vi invitiamo a consultare il sito web dedicato.

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