Ogni mese freelance, dipendenti e manager devono compilare la “fantomatica” nota spese. Tra scontrini e ricevute varie che non si trovano mai, conversioni di valuta, calcolo dei km percorsi e via dicendo, questa operazione è una delle più noiose da eseguire, ma è obbligatoria per recuperare i soldi spesi per svolgere le mansioni lavorative al di fuori della sede aziendale. C’è però una soluzione, pratica e anche economica che semplifica, e non di poco, la gestione e compilazione della nota spese. Il suo nome è N2F e si presenta sotto forma di applicazione per smartphone e tablet ed compatibile con i sistemi operativi iOS e Android. N2F è quindi a disposizione delle aziende che possono così avere un sistema unificato di gestione della nota spese da offrire ai propri dipendenti.
N2F, una foto e la nota si compila
La praticità di avere N2F disponibile sul proprio smartphone è impagabile. In pratica ogni qualvolta si sostiene una spesa durante la trasferta di lavoro basta scattare una foto alla ricevuta dell’albergo o allo scontrino del ristorante. Il sistema OCR scansione in modo intelligente tutte le voci che servono per la nota spese e in automatico: In pochissimi secondi l’importo, la valuta, la data e anche gli importi delle tasse appariranno come per magia nella nota spese di quel mese specifico.
Valute convertibili
Se si è all’estero e ci sono valute diverse da quella corrente per il pagamento della nota spese, l’applicazione N2F è in grado di impostare il tasso di cambio di riferimento e calcolare in autonomia la conversione nella valuta desiderata. Nell’applicazione sono preimpostate ben 170 valute, quindi in pratica tutte quelle più utilizzate in giro per il mondo. Le azienda che hanno dipendenti in filiali all’estero possono stare tranquilli visto che l’applicazione è disponibile in 11 lingue.
Rimborso chilometrico
I dipendenti che utilizzano la propria auto per spostamenti di lavoro hanno diritto al rimborso chilometrico. Se l’azienda utilizza le tariffe fiscali di indennità chilometrica non sarà necessario conoscere il dettaglio delle spese (carburante, usura e via dicendo) che sono ogni anno decise dall’amministrazione fiscale. Queste voci, e quindi l’indennità che va calcolata in base alla potenza fiscale del veicolo, sono già integrate nell’app. Il dipendente deve solo inserire i km percorsi, operazione molto facile in quanto sono reperibili grazie all’integrazione di Google Maps, che mostra i km percorsi nel viaggio che si è effettuato semplicemente inserendo punto di partenza e punto di arrivo. Se l’azienda ha deciso di scegliere una tariffa fissa per il rimborso, si può personalizzare a piacimento questa voce di spesa.
Viaggi preferiti
Inoltre, se ad esempio un agente fa visita ogni mese a determinati clienti è possibile impostare i “viaggi preferiti” che si possono richiamare per la compilazione delle spese di chilometraggio senza dover inserire i dati tutte le volte. Se un dipendente parte da casa per far visita a un cliente si può impostare la distanza dall’abitazione alla sede dell’azienda e detrarla dal totale dei chilometri percorsi.
Infine, se un dipendente utilizza un mezzo aziendale, sempre tramite N2F è possibile recupare l’IVA sul carburante senza dover effettuare complicati calcoli, che sono gestiti integralmente dall’applicazione.
Invio della nota spese
Ogni mese, o ad ogni cadenza concordata con l’azienda sarà necessario inviare la nota spese. L’applicazione consente di dematerializzare tutti i giustificativi fotografati ed esportarli nel formato PDF per l’invio. Nell’applicazione il dipendente può vedere lo stato della sua nota spese, se in corso di verifica, in elaborazione o approvata, il tutto semplicemente in un colpo d’occhio visto che ogni “stato” della nota spese è identificato con un colore.
L’app N2F funziona anche se non c’è rete dati attiva sul proprio smartphone: le foto e le scansioni vengono effettuate a prescindere dalla connessione e vengono salvate in attesa di avere di nuovo accesso alla rete per poterle elaborare. N2F, oltre che come app, è disponibile anche sotto forma di software e tutti i dispositivi utilizzati (laptop, PC, smartphone e tablet) sono sempre sincronizzati tra loro per avere sempre compilare o consultare la nota spese ovunque ci si trovi.
Costi
N2F ha previsto diverse tipologia di abbonamento a seconda del tipo di fruizione e della categoria di lavoratore o azienda che decide di utilizzarla. Si parte da 3 euro al mese per la versione adatta a freelance, artigiani e liberi professionisti, fino a un costo da concordare con N2F se si è un’azienda con tanti dipendenti che devono utilizzare l’app.
Rimani aggiornato seguendoci su Google News!
Da non perdere questa settimana su Techbusiness
🔍CrowdStrike e Microsoft al centro del più grande incidente digitale globale
🏭McKinsey svela come l'AI generativa sta ridefinendo il panorama aziendale
🥶Direttiva NIS2: come gestire il processo di conformità
📐Exadata Exascale: l'architettura dati intelligente per il cloud di Oracle
🎧 Ma lo sai che anche Fjona ha la sua newsletter?! Iscriviti a SuggeriPODCAST!
📺 Trovi Fjona anche su RAI Play con Touch - Impronta digitale!
💌 Risolviamo i tuoi problemi di cuore con B1NARY
🎧 Ascolta il nostro imperdibile podcast Le vie del Tech
💸E trovi un po' di offerte interessanti su Telegram!
