Le opportunità della digitalizzazione per il settore delle HR

I cambiamenti degli ultimi mesi hanno delineato quelli che saranno i trend futuri nel mondo lavoro. Hanno dimostrato quanto la digitalizzazione sia importante anche per il settore delle risorse umane. Nelle ultime settimane, molti dipartimenti HR (Human Resources) hanno lavorato esclusivamente da remoto e ciò ha consentito loro di sperimentare opportunità e limiti della digitalizzazione. Matrix42, azienda tedesca leader nel Workspace Management, ha deciso di riassumere le principali sfide affrontate dalle risorse umane e definire le linee guida da seguire per cogliere i benefici del processo di digitalizzazione in atto.

Le sfide affrontate dalle HR durante la digitalizzazione

La digitalizzazione può comportare delle difficoltà nel lavoro delle HR e limitarsi ad adottare nuovi strumenti può non essere sufficiente. La divisione HR di un’azienda necessita di una riorganizzazione che includa una visione condivisa e delle linee guida adeguate su temi come il lavoro a distanza, l’adozione di un orario flessibile o l’introduzione di nuove forme di comunicazione come le chat e le videoconferenze.

Per il dipartimento HR, il lavoro da remoto può rappresentare un ostacolo da un punto di vista operativo. Innanzitutto, i responsabili delle risorse umane lavorano con dati altamente sensibili come gli accordi sugli obiettivi e i dati relativi al personale o agli stipendi. In questo caso, le soluzioni di Enterprise Service Management possono aiutare nel processo di integrazione. E l’automazione può ridurre il carico di lavoro limitando gli errori.

Un secondo ostacolo alla digitalizzazione consiste nel fatto che molti documenti gestiti dalle HR hanno un valore probatorio legale e necessitano di una firma.  Questo ovviamente comporta un invio costante di file, con conseguente dispendio di tempo. Infine, le risorse umane lavorano a stretto contatto con le persone, e questo rende fondamentale instaurare un rapporto diretto con i dipendenti. Matrix42 ha deciso di analizzare come questi fattori possano influire sul lavoro delle risorse umane in una situazione in cui l’intera azienda è costretta a lavorare da remoto.

Limiti legali del lavoro “digitale” per le HR

Utilizzare la firma elettronica può essere una soluzione pratica che consente un’elaborazione più rapida dei documenti. Le firme possono essere facilmente create in Word o utilizzando un programma di editing come Photoshop. Tuttavia, a questi metodi non è stato ancora dato un valore probatorio e questo rappresenta un ostacolo per chi ha la necessità di compilare un documento da remoto. I responsabili delle risorse umane dovrebbero quindi definire i casi specifici in cui si può utilizzare la firma digitale senza bisogno di ricorrere a quella analogica.

A questo proposito, un vantaggio per l’azienda potrebbe essere quello di aver archiviato in un sistema centrale tutti i file elettronici dei dipendenti. Ovviamente questo sistema deve essere opportunamente protetto in modo tale che solo il personale autorizzato, ad esempio, lo staff del reparto HR, possa accedervi e apportare modifiche.

Anche le riunioni virtuali hanno dei limiti legali nell’ambito delle risorse umane. Ad esempio, le riunioni del Consiglio di Amministrazione che hanno la necessità di essere ritenute legalmente vincolanti, non possono svolgersi in video-conferenza. In questo caso, sarebbe opportuno che il quadro giuridico venisse adattato alle nuove esigenze dettate dalla trasformazione digitale in atto.

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Adottare un sistema collaudato per l’onboarding da remoto

Una delle funzioni chiave delle risorse umane è ovviamente l’assunzione di nuovi dipendenti. Da remoto, questa attività può rappresentare una vera e propria sfida. Dover inserire all’interno di un team un nuovo dipendente che non ha avuto la possibilità di essere accolto personalmente in azienda non è una situazione di facile gestione. Di seguito alcuni suggerimenti di Matrix42 per affrontare questa situazione al meglio: 

• Fornire gli strumenti necessari ai nuovi dipendenti: Il reparto IT si dovrebbe occupare di spedire tutto il materiale tecnico al nuovo dipendente. Insieme a un codice di accesso e alle istruzioni su come attivare le singole unità come il computer portatile e lo smartphone.
• Trasmettere i valori e gli obiettivi dell’azienda al nuovo assunto: Potrebbe essere utile organizzare un “Meet the Board” virtuale in cui presentare il nuovo assunto agli altri dipendenti. Anche le riunioni virtuali del team dovrebbero essere integrate nel concetto di “onboarding”.
• Aiutare il nuovo collaboratore a sviluppare il proprio know-how: L’home office implica delle lacune che possono essere colmate con sessioni di formazione pianificate a livello centrale. In questo caso i superiori e i colleghi forniscono al dipendente gli strumenti necessari al suo lavoro sfruttando queste occasioni anche per conoscersi meglio.

La formazione periodica è fondamentale anche per i dipendenti che lavorano in azienda da più tempo. Le offerte digitali possono essere un’alternativa alla formazione in aula, ma non sono applicabili a tutti i settori. In questi casi, il formatore può esprimere un giudizio solo se è in grado di cogliere pienamente la personalità del singolo, compresi il linguaggio del corpo e la voce. Inoltre, lo studente ha maggiore difficoltà a costruire una relazione di fiducia in un ambiente virtuale.

C’è l’opportunità di migliorare il lavoro a distanza

Le ultime settimane hanno dimostrato che il processo di riorganizzazione in atto può offrire alle risorse umane l’opportunità di ripensare e migliorare il lavoro a distanza. Inoltre, è stato provato che ricorrere a strumenti digitali, può ridurre in modo significativo la percentuale di lavoro amministrativo a favore di compiti strategici. Quest’ultima rappresenta un’opportunità che va a vantaggio sia delle aziende che dei dipendenti.