Creare una sala riunioni: ecco la tecnologia di cui avete bisogno

Nell’era delle videoconferenze, della condivisione dei dati e via dicendo, parlare di sala riunioni sembra un poco anacronistico. Nonostante tutto però, incontrarsi con i colleghi di lavoro che condividono un progetto a cui state lavorando, o trovarsi per definire le strategie per migliorare il business della propria azienda, la presenza di tutti gli attori protagonisti in un unico luogo è ancora uno dei capisaldi delle aziende strutturate. La sala riunioni merita quindi un investimento importante in termini di apparati tecnologici che la rendano il luogo ideale dove sviluppare idee e far crescere il confronto. 

Ecco 6 soluzioni tecnologiche che non devono mancare in una sala riunioni dei giorni nostri e che possono dare una marcia in più nella realizzazione di progetti importanti tra i membri di uno stesso team.

Addio cavi

Spesso accade che la persona che deve fare una presentazione non trovi il giusto cavo da collegare al notebook per trasmettere le slide sullo schermo dove tutti i presenti possono vedere. Al tempo stesso può capitare che tale cavo non funzioni, o che non sia presente il giusto adattatore per la trasmissione audio/video dal notebook del “presentatore”. La tecnologia deve rendere le cose più facili, non più difficili, e dover mantenere una collezione di adattatori diversi solo per assicurarsi che non perdiate tempo per collegare il proiettore al PC non è certamente il modo più semplice per iniziare una riunione.

Una soluzione wireless è la più indicata per evitare questo problema. Tutti i partecipanti possono condividere quanto presente sui loro laptop, smartphone o tablet in qualsiasi momento, e senza dove collegare e scollegare continuamente cavi video e audio. Dispositivi di presentazione o display che supportano Airplay, ChromeCast o strumenti specifici del produttore come Cisco Proximity sono tra i più indicati.

La lavagna interattiva multimediale

La lavagna dove chi presenta scarabocchia dati, flussi e appunti ormai è un bel ricordo. La sala riunioni 2.0 deve adottare una lavagna interattiva multimediale, conosciuta anche come L.I.M. dove è possibile ovviamente scrivere, (con appositi pennarelli, ma anche con quelli normali, se supportati dalla lavagna digitale) ma anche disegnare, visualizzare testi, allegare immagini, riprodurre video o animazioni.

I contenuti visualizzati ed elaborati sulla lavagna potranno anche essere digitalizzati utilizzando un software di presentazione che di norma è fornito con la lavagna stessa.

Videoconferenza per i membri del team non in sede

Non sempre tutti i membri di un team possono essere presenti in una riunione nella sede dell’azienda. Per questo motivo è necessario che la sala riunioni sia dotata di un sistema di videoconferenza. Se la scelta della videocamera o del software è molto personale (ci pensa l’IT manager a scegliere il migliore) è importante che la posizione delle videocamera sia ideale per dare la possibilità a chi si collega di vedere bene quello che si sta condividendo sulla lavagna interattiva o sul display centrale a cui tutti i membri della riunione hanno accesso. Banalmente si deve prevedere anche una luminosità adeguata della sala, che consenta di inviare le immagini in modo nitido, né troppo scure, né troppo chiare.

Una rete Wi-Fi solida e sicura

Questo dovrebbe essere ovvio, ma una connessione Wi-Fi veloce e affidabile è un must per qualsiasi sala riunioni al passo con i tempi. In pratica la maggior parte della tecnologia che trasformerà le vostre riunioni e il vostro business dipende da questo: essere in grado di accedere e trasmettere video, con un ragionevole livello di qualità. Gli IT manager devono provvedere ad offrire sempre una larghezza di banda sufficiente per la sala riunioni se si devono assicurare che la rete Wi-Fi sia di facile accesso sia per i dipendenti sia per gli eventuali  ospiti.

Una piattaforma solida per la gestione dei progetti

Il lavoro svolto prima di una riunione è molto importate, forse più della riunione stessa. Strutturare i risultati, accertarsi che le persone stiano raggiungendo i loro obiettivi, pianificare gli orari per lo svolgimento della riunione sono operazioni che si devono compiere per avere il massimo profitto dall’incontro. Dopo tutto, non sarà un incontro molto produttivo se le persone non sono preparate. Per questo motivo sono molto importanti strumenti di condivisione come Trello, Asana o Basecamp che permettono sapere se tutti i partecipanti siano al passo con le scadenze, e che le cose da fare prima della riunione siano divise tra i vari membri e completate nei tempi prestabiliti.

Prenotazione intelligente della stanza 

Il sistema di prenotazione della sala riunioni dovrebbe consentire una programmazione intelligente, completamente integrata con i calendari di posta elettronica online per aggiornamenti in tempo reale sull’occupazione delle sale, evitando le doppie prenotazioni. I sistemi integrati intelligenti consentono di anche di prenotare in modo semplice e immediato da un pannello a sfioramento, nonché di estendere o annullare facilmente le riunioni esistenti da qualsiasi computer o smartphone o direttamente sul pannello a sfioramento che sarà installato all’esterno della sala riunioni. Quindi si dovrà scegliere il proprio sistema di prenotazione di stanze intelligenti, è importante garantire la compatibilità con diversi calendari di posta elettronica online come Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server e Google Apps from Work. Ciò consentirà l’utilizzo del sistema nonostante i futuri cambiamenti nei servizi di posta elettronica dell’organizzazione.