La tecnologia semplice al servizio delle risorse umane

La gestione delle risorse umane, come la gestione dei dati, passa ormai per la tecnologia e il digitale. Come trovare però il giusto equilibrio tra un sistema funzionale e completo e l’assenza di attriti nell’utilizzo da parte dei dipendenti? Ne abbiamo chiacchierato con Daniele Sacco, direttore centrale delle risorse umane e organizzazione del Gruppo Mondadori, che ci ha spiegato perché il primo editore di libri e magazine in Italia abbia deciso di adottare la soluzione HCM (Human Capital Management) in Cloud realizzata da Oracle.

L’esperienza di Mondadori con la gestione delle risorse umane targata Oracle

Se a livello di nome Mondadori non ha sicuramente bisogno di presentazioni, molte persone potrebbero non essere comunque pienamente consapevoli dell’estensione e della varietà delle attività portate avanti dall’azienda. Oltre alle sue attività in ambito editoriale attraverso le più note case editrici italiane e i libri per la scuola,  il Gruppo gestisce infatti anche una vasta catena di librerie, con circa 600 negozi in Italia. L’azienda, leader nei magazine, dopo l’acquisizione qualche anno fa di Banzai Media, con i suoi brand è diventata anche l’editore italiano leader nel digitale e sui social network. Ci sono poi settori forse meno scontati, come ad esempio quello dell’arte. Come ci ha spiegato Daniele Sacco, infatti: “Con Electa produciamo e organizziamo mostre all’interno dei più grandi musei italiani, oltre a essere attivi nella gestione dei servizi.

Un’azienda così articolata presenta ovviamente delle sfide, non ultima la gestione delle risorse umane: “Siamo circa 2.000 persone in Italia, più altri dipendenti negli Stati Uniti”. La sfida non è data soltanto dal numero, ma anche dalla varietà generazionale: “Generazioni diverse per la prima volta sono chiamate a lavorare assieme in un’organizzazione: dai ventenni, che sono per lo più nativi digitali o comunque non hanno problemi con la tecnologia, fino a persone di 65 anni ed oltre”. Non basta quindi un sistema di gestione che funzioni, ma serve proprio uno strumento semplice e pensato per tutti: “Dobbiamo dare servizi a tutti e fare in modo che tutti possano accedere alle informazioni”.

Una scelta su misura

È proprio cercando uno strumento capace di rispondere a queste esigenze che, un paio di anni fa, Mondadori si è rivolta a una soluzione targata Oracle per la gestione delle risorse umane. I motivi dietro questa scelta sono strettamente legati alla natura del gruppo. Il primo punto critico è stato la solidità del fornitore prescelto. Soprattutto per una società delle dimensioni e con le prospettive di Mondadori, infatti, è fondamentale poter contare sulla presenza e il supporto del partner tecnologico per un lungo periodo di tempo.

Il secondo punto è legato a un bivio che molte aziende incontrano quando vogliono implementare una nuova soluzione tecnologica: è meglio puntare a un modello suite, ovvero un pacchetto con tutte le componenti già dentro ma senza che ognuna di esse, presa singolarmente, sia per forza la migliore, o a un best of breed, ovvero con ogni parte selezionata singolarmente, scegliendo per ognuna il meglio del meglio?

La risposta dipende dall’azienda in questione, ma nel caso del Gruppo Mondadori ha vinto la prima opzione: “Volevamo una soluzione chiavi in mano, senza dover fare interfacce o altre cose strane, perché volevamo focalizzarci sul contenuto e non sulla parte tecnica. E in effetti questo è avvenuto: la soluzione di Oracle non è magari il top di quello che può offrire il mercato in ogni sua componente, ma complessivamente, soprattutto dopo averla usata per un paio d’anni, posso dire che è estremamente solida e utile”

La complessità nascosta dietro la semplicità

A rendere vincente e apprezzata la soluzione è stata sicuramente la sua semplicità d’uso. “Noi puntavamo moltissimo al cosiddetto ESS – MSS (Employee Self-Service – Manager Self-Service), ovvero all’assenza di intermediazioni umane tra il sistema e l’utilizzatore. Tutti i 2.000 i dipendenti entrano quotidianamente nel sistema per fare cose diverse, dal mettere le loro presenze al pensare al loro sviluppo e alla loro formazione”. La semplicità dell’interfaccia, nonostante la complessità e le potenzialità interne del sistema, hanno reso il percorso di adozione estremamente facile e privo di attriti.

Il sistema si è dimostrato flessibile e addirittura indispensabile per il passaggio al regime di telelavoro a marzo 2020. È sempre attraverso la piattaforma, e in particolare un digital assistant, che Mondadori ha infatti potuto fornire ai suoi dipendenti le informazioni utili durante l’attuale crisi sanitaria. “Avevamo già tantissime informazioni [sulle norme anti-COVID e il telelavoro] ma erano sparse in diverse parti dei nostri siti. […] Utilizzando il digital assitant, che è in pratica un chat bot, abbiamo potuto rispondere a tutte le domande delle persone”. Lo strumento ha riscontrato un diffuso successo, con oltre 34.900 contatti, ovvero conversazioni, e quasi 1.000 singole questioni risolte. “ll rate di successo è stato circa del 91% – 92%”. Oltre all’assistenza, il Gruppo Mondadori ha sfruttato la piattaforma anche per implementare una parte di e-learning dedicata proprio allo smart working e al lavorare da casa.

Quello della complessità nascosta dietro la semplicità è probabilmente un paradigma a cui molte aziende dovrebbero guardare per i loro sistemi. “[A chi si trova oggi a selezionare una soluzione per il proprio HR] suggerirei di trovare una soluzione ‘tech free’, ovvero che non impegni i dipendenti dal punto di vista tecnico. Lasciate la complessità a qualcuno che la sappia gestire”.

Maggiori informazioni sulla suite Oracle HCM Cloud dedicata alla gestione delle risorse umane disponibili sul sito ufficiale dell’azienda.