Fatturazione elettronica: istruzioni per l’uso

Dal 1 gennaio 2019 è diventa obbligatoria tra privati (aziende, liberi professionisti e via dicendo) e verso i consumatori la cosiddetta “fatturazione elettronica”  Questo metodo digitale di creare e spedire le normali fatture era già in vigore dal 2014 per chi aveva (ed ha) rapporti commerciali con la pubblica amministrazione.

La fatturazione elettronica in poche parole

Cos’è la fatturazione elettronica? La domanda, anche se molto semplice, ha una risposta un po’ più articolata. La fatturazione elettronica, è in pratica un sistema digitale che serve per emettere, conservare e trasmettere le fatture. Il primo scopo della fatturazione elettronica è eliminare il supporto cartaceo con il conseguente risparmio che si ottiene evitando la stampa, l’invio (magari via posta ordinaria) e la conservazione delle fatture.

Le fatture elettroniche sono create in uno speciale formato denominato FatturaPA e contengono tutte le normali voci che sono state utilizzate fino ad oggi per emettere una fattura, quali, indirizzo del destinatario, tempi di pagamento, costo della merce, IVA e via dicendo. La fattura viene generata in linguaggio XML, ma nessuno deve diventare un programmatore perchè di questo si occupa il software di fatturazione elettronica.

Ogni fattura deve essere inviata al destinatario utilizzando il Sistema di Interscambio, passaggio obbligatorio per legge per tutte le fatture elettroniche emesse dal 1 gennaio 2019. Il Sistema di Interscambio si occupa di verificare che la fattura elettronica da recapitare sia eseguita con il corretto formato e che i dati siano completi.

Come fare una fattura elettronica

Per prima cosa serve un software appropriato di fatturazione o un gestionale. Sono anche a disposizione piattaforme “Web Based” che consentono di redigere la fattura senza aver installato sul proprio PC nessun software. Tramite una di queste soluzione si compila la fattura come da sempre si è abituati a fare, ma anziché stamparla o salvarla in PDF, si genera il famoso file XML.

Questo file va inviato al destinatario, sempre tramite il software di fatturazione o analogo sistema. Ogni soggetto con Partiva IVA deve possedere un codice destinatario Sdl, o nel caso non ne avesse uno, si può inviare il file XML a un’indirizzo mail PEC, che per tutte le partite IVA, e bene ricordarlo, è obbligatoria.

Sarà il software o la piattaforma prescelta ad inviare la fattura al Sistema di Interscambio, che a sua volta, in brevissimo tempo, dopo i dovuti controlli, la recapiterà al destinatario. Un avviso dal Sistema di Interscambio metterà al corrente il destinarlo dell’arrivo della fattura, e al tempo stesso, confermerà al mandatario l’avvenuta consegna.

La fattura generata in XML viene poi conservata, secondo la normativa vigente,  dal software o piattaforma in uso in uno spazio cloud che sarà sempre disponibile per la consultazione. La dimensione di questo spazio a disposizione varia da fornitore a fornitore del software.

Per poter leggere una fattura in formato XML, nel caso il software di gestione non dia questa possibilità, è possibile reperire sul web una serie di tool gratuiti che offrono questa funzione.

Chi non deve fare la fattura elettronica

Non tutti i soggetti con P.IVA sono obbligati ad emettere la fattura elettronica. Secondo la normativa vigente sono esclusi:

• coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
• coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
• le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Anche se questi soggetti non sono obbligati ad emettere fattura elettronica, non sono però dispensati a riceverle da chi invece è obbligato a fornirle. Per questo motivo, anche per loro è necessario un software di gestione della fattura elettronica, o quanto meno uno spazio per la conservazione, che può essere in localo o sul cloud.

Quattro software di fatturazione elettronica

Dal momento che la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria, sono molte le software house che hanno sviluppato programmi ad hoc o piattaforme web per questa esigenza. Nella breve panoramica che offriamo abbiamo scelto due software o piattaforme web a pagamento e due gratuite.

A pagamento per artigiani, P.IVA, commercianti e liberi professionisti

La scelta cade sul’applicazione web “Fatturazione Elettronica” di Aruba. Tramite questa piattaforma accessibile via internet è possibile creare fatture in due modalità: “guidata” o “smart”. La prima tramite la compilazione guidata di campi ben definiti consente in poco tempo di creare la fattura. La seconda è molto utile se si fattura spesso a uno stesso cliente in quanto permette di cambiare velocemente solo alcuni valori e di lasciarne invariati degli altri. La piattaforma consente anche di ricevere fatture, parcelle, acconti, anticipi, note di credito di debito sempre secondo la normativa vigente. Le fatture ricevute vengono conservate in uno spazio cloud da 1 GB. Da sottolineare il fatto che Aruba Fatturazione Elettronica consente anche di ricevere ed effettuare pagamenti tramite PayPal. Il costo del servizio è pari a 25 euro all’anno compreso 1 GB di spazio. 

La seconda soluzione è Fattura Zen di Datalog. Anche in questo caso è un servizio online, che gestisce tutti i passaggi per l’emissione di una fattura elettronica, quali compilazione, invio tramite il Sistema di Interscambio, e conservazione, applicazione della firma elettronica qualificata.  Peculiarità di Fatture Zen è la possibilità di integrarlo con altri software gestionali che si stanno già utilizzando.

Gratuiti per artigiani, PMI, commercianti e liberi professionisti

L’agenzia dell’entrate offre tre soluzioni gratuite per creare una fattura elettronica. La prima è una piattaforma web accessibile al portale “Fatture e Corrispettivi”. La seconda è un software che si può scaricare direttamente sul PC. La più interessante, è un app chiamata “FatturAE” per tablet e smartphone Android e iOS ideale per chi non emette molte fatture e non utilizza di norma un software gestionale. Tutte e tre le soluzioni prevedono la creazione e l’invio delle fatture generate, mentre per la conservazione è necessario eseguire un procedimento un po’ complesso. Per questo motivo le tre soluzioni sono consigliate a chi non emette molte fatture.

Cloud Finance è una delle poche software house ad offrire un programma gratuito che ha tutte le funzioni dei migliori a pagamento. Come per quest’ultimi, infatti, è offerta la creazione di fatture nel formato XLM, la trasmissione al Sdl, la ricezione e la conservazione a norma di legge.