Come scegliere uno spazio di coworking

Il coworking.
Non è esattamente una novità recente. In realtà il primo spazio di coworking risale al 2005 e – vi sveliamo un segreto – è l’evoluzione degli open space in cui gli hacker lavoravano negli anni ’90.
Naturalmente da allora si sono evoluti, sono cresciuti e hanno catturato l’attenzione di professionisti, startup e aziende. Sì, avete capito bene: ci sono aziende che scelgono di lavorare all’interno dei coworking invece di avere una propria sede. Ma non solo, ci sono imprese che optano per una soluzione ibrida, con i dipendenti che possono lavorare alternativamente in sede e negli spazi di coworking.
Potrebbe essere la soluzione adatta anche a voi? Proviamo a scoprirlo insieme.

Che cos’è uno spazio di coworking?

“Il coworking è uno stile lavorativo che implica la condivisione con altre persone di un ambiente di lavoro, spesso un ufficio, mantenendo un’attività indipendente”, recita Wikipedia.

Sì ma, nella pratica, cosa significa?
Uno spazio di coworking è una struttura – che può essere di piccolo, medie o grandi dimensioni – che permette alle persone di lavorare condividendo gli spazi.
Quanto questi spazi siano condivisi dipende però da voi.
Cosa caspita significa?
In sostanza ci sono spazi di coworking nati per i singoli, dove vi sedete, tirate fuori il vostro notebook e iniziate a lavorare, magari seduti ad un grande tavolo che ospita altri lavoratori come voi, ma ci sono anche spazi di coworking più strutturati, dove le aziende possono avere uno o più uffici, dove è possibile riservare intere sale riunioni, dove vi aiutano a gestire le spedizioni… Insomma, di base può somigliare molto ad una classica sede.
Ma quali sono i vantaggi? Insomma, perché dovrei scegliere il coworking?

I vantaggi

La domanda è legittima e sì, ovviamente ci sono degli importanti pro rispetto alla locazione di uffici tradizionali.

1. I servizi: gli spazi di coworking attuali non solo mettono a disposizione gli spazi ma anche servizi e attrezzatura. Questo significa che avrete sale riunioni già attrezzati, uffici già arredati, la possibilità di accedere al bar interno (se prefesente), la gestione di posta e pacchi, la presenza della connessione di rete e persino spazi comuni che possono essere usati dai dipendenti quando hanno bisogno di cambiare aria, di spostarsi o di ricevere clienti e ospiti. Senza contare che spesso ci sono aree che possono essere utilizzate per eventi aziendali.
2. I costi: le spese sono tendenzialmente inferiori rispetto a quelle di una sede classica, senza contare che avete un’unica fattura da saldare, senza perdervi tra le varie bollette da pagare.
3. Ispirazione e collaborazione: gli spazi di coworking tendono ad avere un’atmosfera frizzante. C’è sempre aria di novità, c’è sempre qualcosa o qualcuno di nuovo. E poi avete la possibilità di conoscere e creare legami con altre aziende che lavorano nel vostro stesso posto.

Come scelgo lo spazio di coworking giusto

Ma quali sono gli elementi da considerare nella scelta di uno spazio di coworking?

Posizione

E’ indubbiamente uno dei primi elementi da considerare. Uno spazio di coworking dovrebbe essere
facilmente accessibile, il che significa che i propri dipendenti devono poterlo raggiungere usando i mezzi pubblici oppure avere ampie possibilità di parcheggio qualora volessero arrivare in auto o in moto.
Non dovreste nemmeno disdegnare la presenza di un cortile interno per il posizionamento di bici e monopattini, così da incentivare l’uso di mezzi più sostenibili.

Assicuratevi poi che il quartiere sia ben servito. Ad esempio, avere diversi bar e ristoranti in cui andare per la pausa pranzo potrebbe tornare utile. Potreste anche cercare una palestra nelle vicinanze per coloro che di solito la frequentano durante la pausa o subito dopo il lavoro.

Diffusione

Lo sappiamo, vi starete chiedendo cosa caspita intendiamo.
Ve lo spieghiamo subito.
Esistono catene di coworking, ossia spazi che appartengono alla medesima società ma che sono posizionati in modo diverso. Affidarsi a una di queste catene permette non solo di avere un proprio ufficio all’interno della struttura scelta ma spesso garantisce l’accesso anche alle aree comuni presenti in altri edifici. L‘evidente vantaggio è che non tutti i dipendenti sono tenuti a raggiungere la stessa struttura, senza contare che così facendo fornite un punto d’appoggio anche a coloro che magari si spostano spesso, sia dentro che fuori città. E con “fuori città” intendiamo anche all’estero.

Gli uffici

Non tutti i coworking sono uguali. E non tutti gli uffici affittabili all’interno di uno spazio di coworking possono essere adatti alle vostre esigenze.
Questo significa che non basta trovare la struttura giusta ma dovete anche assicurarvi che gli uffici presenti rispondano alle vostre esigenze. Considerate quindi quante persone potrebbero essere stabilmente presenti in quello specifico spazio di coworking, quante potrebbero presentarsi a giorni alterni, se avete bisogno di un considerare anche il posto per eventuali clienti… Insomma, analizzate la situazione per capire quante postazioni vi servono. E ricordatevi che non dovete necessariamente prendere un solo ufficio enorme, potreste anche prenderne due e destinarli a team differenti o ad usi diversi.

Non dimenticate poi di considerare anche lo spazio che avete effettivamente all’interno dell’ufficio. Normalmente i coworking mettono a vostra disposizione scrivanie, sedie, armadi e telefoni ma potreste aver bisogno di altro. E per questo “altro” ci deve essere posto, che siano stampanti, lavagne, frigoriferi, PC Desktop…

Tutto questo naturalmente presuppone l’intenzione di affittare un’area riservata alla vostra azienda. Non siete però obbligati. Ci sono infatti imprese che preferiscono fornire ai dipendenti l’accesso ai soli spazi comuni. E’ una possibilità.
Tenete però presente che questo significa lavorare in un ambiente un po’ più rumoroso, dove non è detto che si riesca a trovare posto.

Gli spazi comuni e i servizi

Il coworking giusto deve avere indubbiamente delle aree comuni ma quali? Normalmente potete trovare una business lounge, un bar, una piccola cucina, una stanza per la stampa e magari uno spazio all’aperto che aiuti a schiarirsi le idee e a tirare il fiato quando serve.
In molte strutture trovate anche cabine singole destinate a coloro che devono telefonare. Sembra una banalità ma in realtà vi regalano la pace e la privacy di cui avete bisogno. E sì, tornano utili anche se avete un ufficio piccolo e non volete disturbare i colleghi con le vostre chiamate.

Non dimentichiamo infine le sale riunioni, con la possibilità di prenotare quella adatta alle vostre esigenze in termini di dimensioni ed equipaggiamento. Possono essere una manna dal cielo sia per raduni interni sia per ospitare uno o più clienti, lontani dal caos dall’ufficio o delle aree comuni.

Flessibilità

Nell’era dello smart working, dell’hybrid working e dei giovani che sono sempre più interessati a coniugare lavoro e vita privata, sta diventando sempre più importante garantire orari flessibili ai propri dipendenti. Cercate quindi uno spazio di coworking che permetta di accedere tutti i giorni, 24 ore su 24.

Sicurezza

E’ un parametro fondamentale. Affidatevi solo a strutture monitorate, con un rigido controllo degli accessi. Questi permette di evitare incidenti, di veder entrare estranei senza permesso e di essere vittima di qualche furto.

Community

E’ l’ultimo parametro della nostra lista ma questo non lo rende meno importante degli altri. Come abbiamo già ampiamento evidenziato, non tutti gli spazi di coworking sono uguali. Per metrature, servizi, posizione, sicurezza e persone. Coworking diversi attirano infatti persone diverse. Il suggerimento quindi è di capire che tipo di aziende e professionisti frequentano il posto a cui a siete interessati. In fondo optare per questa soluzione significa anche trovare un posto che sia stimolante per i vostri dipendenti. La compagna sbagliata potrebbe portare risultati un po’ meno soddisfacenti.