Come districarsi tra le nuove normative per la conservazione dei documenti secondo Intesa Kyndryl

Il panorama aziendale europeo sta affrontando una svolta epocale grazie al recente lancio del nuovo regolamento europeo eIDAS 2.0. Regolamento che detta le linee guida sulla conservazione a norma dei documenti informatici, inclusi quelli di rilevanza fiscale.

Questa innovazione, non solo crea le basi per un European Digital Market, ma apre le porte a un nuovo scenario di interoperabilità aziendale all’interno dei Paesi Europei. In questo contesto, il white paper di Intesa Kyndryl emerge come una guida fondamentale per districarsi tra le nuove normative. Inoltre, questo consente anche di capitalizzare le opportunità del mercato digitale europeo.

Intesa Kyndryl: ecco le nuove normative 2024 per la conservazione

La digitalizzazione dei processi aziendali ha raggiunto un nuovo traguardo con la revisione eIDAS 2.0. La quale ha standardizzato la conservazione a norma dei documenti informatici, compresi quelli di rilevanza fiscale. L’obiettivo principale è uniformare le procedure all’interno dell’Unione Europea. Semplificando e rendendo quindi sicuro lo scambio di dati sensibili tra le nazioni. È essenziale, tuttavia, che la procedura venga gestita da realtà certificate AgID, garantendo conformità alle normative vigenti e passaggi standard. Questi ne assicurano in definitiva la validità giuridica. AgID è l’abbreviazione di “Agenzia per l’Italia Digitale“. Si tratta di un’agenzia governativa italiana responsabile della promozione e coordinazione dell’innovazione digitale nella pubblica amministrazione e nella società. Definisce standard e normative per la digitalizzazione e gestendo infrastrutture digitali a livello nazionale.

Intesa Kyndryl si posiziona al centro di questa trasformazione digitale offrendo un servizio SaaS potenziato con una soluzione di disaster recovery. Questo approccio non solo protegge i dati in modo efficace, ma fornisce anche un team di esperti dedicati per ogni aggiornamento normativo e tecnico del settore. La società, parte integrante del Gruppo Kyndryl, si conferma come un facilitatore chiave nella transizione digitale per le imprese.

Ecco come funziona la conservazione a norma dei documenti

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La conservazione a norma dei documenti rappresenta un pilastro fondamentale della strategia di Intesa. In termini pratici, questo servizio assicura nel tempo la protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti digitali archiviati, seguendo le direttive AgID. L’apposizione di un sigillo elettronico qualificato e una marca temporale all’indice del documento sono passaggi essenziali per garantirne l’autenticità e l’integrità.

Le Linee Guida AgID, disciplinano le fasi di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici per la Pubblica Amministrazione e i privati. Esse richiedono che ogni documento abbia autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. La revisione eIDAS 2.0 ha ulteriormente consolidato la conservazione digitale come servizio fiduciario, aprendo la strada a un European Digital Market più integrato.

La soluzione di Intesa Kyndryl e gli elementi chiave per la conservazione a norma

La proposta di Intesa Kyndryl si basa su sette elementi chiave per garantire una conservazione a norma efficiente. L’erogazione del servizio in modalità SaaS su un’infrastruttura proprietaria certificata e protetta è potenziata con una soluzione di disaster recovery. Il processo end-to-end comprende l’elaborazione dei documenti, attività di pre-ingest, metadatazione, gestione dei pacchetti informativi, interfaccia semplificata di pubblicazione, presidio tecnico-normativo costante, e una dashboard per il controllo semplificato.

Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant di Intesa Kyndryl, sottolinea l’importanza di conservare i documenti aziendali in formato digitale. Questo non solo comporta un significativo risparmio in termini di costi e spazi fisici ma garantisce anche un efficientamento aziendale. Affidare il processo a un Conservatore Qualificato protegge da attacchi hacker e assicura procedure che impediscono la perdita di informazioni. Inoltre, poter contare su un gruppo di esperti in normative, tecnologia e processi offre tranquillità per la durata della conservazione, che può superare i dieci anni a seconda delle normative o esigenze specifiche del business.

In conclusione, il white paper di Intesa Kyndryl rappresenta una guida preziosa per le aziende che si trovano a navigare nel complesso scenario normativo della conservazione a norma nel 2024. Con il suo approccio all’avanguardia, la società si conferma come partner affidabile nella gestione e conservazione sicura dei documenti digitali, contribuendo alla costruzione di un European Digital Market unificato e interoperabile.

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