Gestione del tempo: gli strumenti utili per chi lavora da casa

L’emergenza coronavirus ha obbligato molte aziende a far lavorare i propri dipendenti da casa, passando al cosiddetto smart working. Una situazione, per molti lavoratori, del tutto nuova e che incide non poco sulla produttività. Lavorare da casa non sempre consente di avere la massima concentrazione rispetto a quello che si deve fare, soprattutto in questo periodo dove magari ci sono anche figli piccoli che scorrazzano per casa. La distrazione, in pratica, è dietro l’angolo e la gestione del tempo diventa un problema: nessuno controlla, si rimanda facilmente quel lavoro “a più tardi” ma poi ci si rende conto che quel “più tardi” “è troppo tardi”.

C’è anche l’altro lato della medaglia, ovvero lavorare troppo. Ci si siede davanti al PC alla mattina è magari ci si alza alla sera tardi, con un paio di pause per mangiare e per andare in bagno. Questo succede con frequenza ai single, ovvero coloro che non avendo nessuna a casa sono meno soggetti a distrazioni di vario genere. E poi ci sono le aziende: anche se da casa i dipendenti vengono pagati per un tot di ore a settimana e quindi le aziende si aspettano che i loro dipendenti siano impegnati e concentrati sul lavoro per queste ore. In aiuto a tutti questi problemi ci sono dei software specifici chiamati “gestori del tempo” o in inglese “time tracker”, che appunto, come si può intuire, tengono sotto controllo il tempo passato a lavorare e non solo. Vediamo quali sono i più utilizzati e cerchiamo di capire se possono essere utili ad aziende e dipendenti in questa fase di lavoro a casa “forzato”.

I vantaggi di utilizzare un time tracker

Ma quali sono i vantaggi che si possono avere installando un software time tracker? Ecco i principali

• Liberi professionisti. Chi lavora come freelance o gestisce un’attività individuale, l’ultima cosa che vuole fare è lavorare gratuitamente. È qui che entra in gioco gestore del tempo. Con  l’app o il software che gestisce la scheda attività è possibile tenere traccia del tempo e garantire che ogni ora di lavoro sia contabilizzata e fatturata al cliente.
• Lavoratori remoti. Tenere una scheda attività come dipendente che lavora da remoto è un ottimo modo per tenere aggiornato il ??proprio manager e il proprio team quando si tratta di progressi e contributi su un progetto specifico. Se dovessero mai sospettare ci sta rilassando, puoi sempre indicare il tempo passato sul quel progetto e dimostrare che stai facendo tanto lavoro quanto il resto della squadra.
• Manager che desiderano migliorare le prestazioni. Possono sembrare solo numeri per qualsiasi dipendente regolare, ma le schede attività sono una preziosa fonte di informazioni per manager e imprenditori. Con abbastanza dati, possono aiutare a identificare facilmente i progetti più redditizi, scoprire eventuali strozzature e vedere quali attività consumano la maggior parte del tempo dei propri dipendenti. Con queste informazioni, sarà possibile apportare modifiche reali e di impatto per migliorare le prestazioni del proprio team e e di conseguenza il proprio business.

Come scegliere il migliore software di gestione del tempo

Quando si tratta di scegliere lo strumento di tracciamento dei tempi ideale per la propria attività, non esiste davvero un approccio “taglia unica”. Tutto dipende dalle proprie esigenze personali o di quelle delle aziende, quindi la definizione di queste è un buon punto di partenza per restringere le opzioni disponibili. Le cose principali da considerare sono:

• Flessibilità: Verifica se è possibile configurare lo strumento in base alle propri esigenze. Potrebbe essere necessario avere l’opzione per disabilitare alcune funzionalità extra per rendere più semplice la navigazione dello strumento da parte degli utenti  o consentire al personale di gestione di accedere a funzionalità più avanzate.
• Opzioni di tracciamento: Oltre al tempo, alcune soluzioni consentono di tenere traccia della posizione dei dipendenti, del chilometraggio, delle spese e degli importi fatturabili.
• Possibilità di integrazione: Sia che tu cerchi l’integrazione con un sistema di contabilità, gestione di progetti o ERP, bisogna tenere presente che la maggior parte degli strumenti di monitoraggio del tempo offrono opzioni di integrazione solo con i prodotti software più  popolari. Meglio verificare anche se è compatibile con altri dispositivi, come smartphone e tablet
• Cloud vs. locale: Quando si sceglie il modello di implementazione da seguire, è essenziale considerare fattori quali la struttura aziendale (locale o distribuita), il budget disponibile e la possibilità di supporto IT interno. Il servizio cloud funziona meglio se si cerca la convenienza sopra ogni altra cosa. La maggior parte dei prodotti offre manutenzione e supporto come parte del loro costo di licenza, quindi non è necessario avere un team IT dedicato.
• Prezzi: I piani tariffari possono variare in base alla funzionalità, al numero di utenti o ai progetti. Le soluzioni basate su cloud di solito implicano una quota di abbonamento a periodo, mentre il software on-premise viene offerto in un’unica soluzione. Alcuni prodotti prevedono un supplemento per l’addestramento o l’assistenza per la configurazione iniziale.  Bisogno comunque tenere presente che molte soluzioni offrono piani gratuiti per piccoli team o organizzazioni no profit.

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Prova prima di acquistare

A volte quella che sembra la soluzione perfetta sulla carta, risulta essere tutt’altro nella pratica. Magari  è un po’ troppo lento o l’interfaccia utente è troppo difficile da utilizzare o semplicemente non sembra corretta. La maggior parte dei prodotti offre una prova gratuita, quindi non esitare a provarli per vedere come funzionano prima di prendere una decisione.

Sul mercato ci sono diversi time tracker, Abbiamo selezionato i migliori in base alle loro caratteristiche e utilizzo.

Clockify

Clockyfy è uno strumento di scheda attività con una forte attenzione alla facilità d’uso e ampie funzionalità di reportistica. Presenta un’interfaccia molto pulita e intuitiva con una dashboard e report altamente personalizzabili che è possibile esportare in più formati o condividere con altri tramite un collegamento. È disponibile come app desktop online per Windows, Mac e Linux che supporta la modalità offline e come soluzione autonoma che è possibile installare sui server dell’azienda per una migliore sicurezza, privacy e conformità legale. È gratuito, ma non per questo è un time tracker poco potente visto che è la scelta di multinazionali del calibro di Nike, Cisco e Amazon.

Prezzi:
Piano gratuito: Sì

LEGGI ANCHE: Clockify, tutto quello che c’è da sapere

Toggl

Toogl: Se hai bisogno di un’app di monitoraggio del tempo e non vuoi spendere molto, una valida alternativa a Clockyfy è Toggl. Questo time tracker mette a disposizione diverse funzioni e consente di essere utilizzato con qualsiasi piattaforma (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, Web e estensione del browser) e include tutte le funzionalità di base che ti aspetteresti time tracker. Toggl è una delle migliori app di gestione del tempo perché è molto facile da usare, è dotata di eccellenti funzionalità e anche la versione gratuita consente un utilizzo abbastanza approfondito.Con molte app di tracciamento del tempo, devi avere un cliente, un progetto e un’attività immessi nel tuo account prima che l’app ti consenta di tenere traccia del tempo. Inoltre, quando usi Toggl tramite l’estensione del browser, viene visualizzato un pulsante del timer Toggl in quasi tutte le app web che puoi immaginare, da Google Documenti passando da G Suite fino a Help Scout. Dato che vedi sempre un piccolo pulsante rosso Toggl mentre lavori, hai un promemoria continuo per tenere traccia del tuo tempo. Inoltre, quando crei integrazioni Toggle utilizzando Zapier, puoi connettere Toggl a centinaia di altre app e servizi online.

Prezzi:
Piano gratuito: Sì
Piano a pagamento: da $ 9 / utente / mese per il pacchetto Starter

Zistemo

Zistemo: Per le aziende che necessitano di un software di monitoraggio del tempo regolare con gestione di orari e presenze, Zistemo può essere la scelta giusta. Zistemo è ricco di funzionalità di monitoraggio e gestione del tempo. Puoi utilizzarlo come time tracker, software di gestione dei progetti, app di monitoraggio dei dipendenti o combinare tutti questi moduli per un lavoro più efficiente e redditizio. Zistemo offre flessibilità non solo in termini di tempo. Infatti è accessibile ovunque e tramite il proprio dispositivo preferito che può essere notebook, tablet o smartphone, sia Android sia iOS. Zistemo aiuta in ogni fase del percorso, con suggerimenti degli strumenti disponibili per ogni funzione.  E siccome ogni utente ha accesso solo alle funzioni di cui ha bisogno per il proprio lavoro, tutto resta perfettamente organizzato.

Prezzi:
Piano gratuito: No
Piano a pagamento: da € 15 / utente / mese per il pacchetto Starter

Focus Booster

Focus Booster: Offre tutto ciò che ti aspetteresti da un semplice timer “Pomodoro” ma non solo. Ti consente di regolare le lunghezze delle sessioni dove ti devi concentrare maggiormente (Focus, appunto) e le pause. Il timer passa automaticamente dal tempo di lavoro alla pausa. I dati si sincronizzano attraverso le app web, mobile e desktop di Focus Booster. Ma ciò che rende davvero unico Focus Booster sono le funzionalità del suo piano professionale che consentono di utilizzare lo strumento sia come timer Pomodoro sia come app di gestione del tempo. Al termine di ogni sessione, Focus Booster registra l’ora, l’attività e il cliente nella scheda attività. Quindi, la dashboard dei report mostra un’istantanea della tua scheda attività e delle entrate per le date selezionate. Puoi persino scaricare report CSV dettagliati per una fatturazione più semplice. Un’altra utile funzione è quella che permette di mettere in pausa il timer in qualsiasi momento se si è interrotti o è necessario interrompere il monitoraggio del tempo. Quando sei pronto a rifocalizzarti sul lavoro riavvia il timer per registrare il tempo dalla sessione incompiuta della relativa scheda attività o ricomincia da capo con una nuova sessione.

Prezzi:
Piano gratuito: Sì
Piano a pagamento: da $ 2,99 / utente / mese per il pacchetto Starter