Toyota Motor utilizza Microsoft 365 per la produttività e il lavoro ibrido in Europa

Toyota Motor Europe (TME) azienda automobilistica che opera in 29 paesi europei e impiega circa 25.000 persone, ha implementato Microsoft 365 come piattaforma di collaborazione per favorire lo scambio tra i dipendenti, nonché un nuovo modello di routine con il ritorno al lavoro ibrido e la trasformazione di una casa automobilistica tradizionale in un’azienda di mobilità innovativa.

Secondo Tine Slabbinck, manager del team Corporate Productivity di Toyota Motor Europe, questi cambiamenti sono legati alla missione generale dell’azienda, che è supportata da una nuova struttura che si rifà alle “cinque C”: coraggio, curiosità, collaborazione, creatività e coaching. “Quello che stiamo facendo con Microsoft Teams è una questione di gestione del cambiamento, si tratta di spiegare le cose in modo semplice, avere pazienza ed empatia e, in definitiva, cercare di fare la differenza a livello umano”.

Inoltre, con più di 69 nazionalità che lavorano per Toyota Motor Europe, l’azienda individua nella tecnologia un modo per integrare ulteriormente le diverse culture presenti nella sua organizzazione. Pertanto, il team di produttività aziendale di Slabbinck si concentra sul supporto dei dipendenti attraverso la rete TME per abbracciare nuovi modi di lavorare, soprattutto quando utilizzano strumenti digitali. “La mission del nostro team è aumentare l’adozione del desktop digitale Microsoft 365 da parte degli utenti, oltre ad avvicinarsi a loro, dando spazio all’ascolto”, spiega.

Toyota, i lavoratori da remoto hanno subito apprezzato Microsoft 365

Toyota è stata una delle prime società ad adottare strumenti basati su cloud e stava già pianificando di passare a qualcosa di simile a un luogo di lavoro ibrido nel 2019. “L’azienda aveva appena annunciato che avremmo lavorato in remoto due giorni alla settimana”, ricorda Slabbinck. Quindi quella che una volta era una decisione strategica di abbracciare il telelavoro è diventata improvvisamente una necessità.

Mentre i primi giorni sono stati incentrati sull’assicurare che i firewall potessero supportare la nuova configurazione e le nozioni di base fossero coperte, il team ha rapidamente rivolto la sua attenzione al benessere dei dipendenti TME conducendo sondaggi sulla soddisfazione rispetto alla tecnologia disponibile.

Come parte del trasferimento, è stata anche creata la community “Know It”, un portale su Teams e SharePoint in cui le persone possono trovare informazioni importanti sugli strumenti di Microsoft 365 con domande frequenti e video. in questo modo i dipendenti hanno avuto e hanno tutt’ora la possibilità di scambiarsi informazioni e guidarsi a vicenda nell’uso della tecnologia.

Di conseguenza, ricorda Tina, “Abbiamo scoperto che le riunioni del team dal vivo con video consentivano una condivisione più rapida delle migliori pratiche a un pubblico più ampio, quindi è stato un miglioramento rispetto a prima”.

Inoltre, si sono tenuti una serie di webinar per aiutare le persone a concentrare il proprio tempo e a comprendere il proprio stile di lavoro. “Molti dipendenti hanno iniziato a utilizzare Teams insieme a Planner, ad esempio. E stanno scoprendo che Planner li aiuta davvero a visualizzare le loro attività ea lavorare in un modo nuovo e più agile”, commenta Slabbinck.

Un aspetto importante del modo in cui Toyota Motor Europe utilizza la tecnologia è considerarla non isolatamente, ma come parte di una più ampia trasformazione organizzativa. “Questa trasformazione comporta la creazione di prodotti, sistemi e servizi. Ciò ha avvicinato le nostre funzioni IT, HR e amministrative a un focus sulla collaborazione, la condivisione aperta e l’innovazione. Insieme, miriamo a ispirare e consentire il cambiamento per l’organizzazione”.

Una nuova mentalità per il posto di lavoro ibrido

Come molte aziende in tutto il mondo, Toyota Motor Europe ora affronta la sfida di utilizzare permanentemente il lavoro ibrido grazie anche a Microsoft 365. Un aspetto di ciò è stata la creazione di una roadmap digitale definita congiuntamente. “Ci siamo concentrati sulla creazione di una roadmap per l’ambiente di lavoro ibrido e Microsoft Teams è una parte centrale di ciò nell’aiutarci ad avere una collaborazione senza intoppi”.

Inoltre, lo strumento Microsoft Forms incoraggia i dipendenti a fornire idee e aiutare nell’innovazione dell’azienda durante la partecipazione alle riunioni tramite videoconferenza.

Anche se sempre più dipendenti tornano sul posto di lavoro, ci sarà flessibilità nell’andare in ufficio e quindi la tecnologia rimarrà essenziale per la continuazione di questa nuova mentalità lavorativa. “L’orientamento delle risorse umane è di andare in ufficio tra il 40% e il 60% del loro tempo. Il che significa che la maggior parte degli incontri sarà ancora tramite Teams, dal momento che avere tutti nello stesso posto probabilmente non accadrà così spesso”, conclude Tine Slabbinck.

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