Lavoro di gruppo: 10 software per organizzare un team

Gli ultimi anni hanno accelerato lo sviluppo di un ambiente di lavoro ibrido, con i membri del team di lavoro dislocati ovunque e una grande flessibilità di orario. Una ricetta che si sta dimostrando vincente in termini di produttività. Ma che richiede uno sforzo maggiore per l’organizzazione e il coordinamento delle attività. Ecco quindi una lista di 10 strumenti pensati per organizzare il lavoro di gruppo al meglio. Sia software che servizi SaaS, un trend sempre più importante per questo tipo di strumenti.

10 software per organizzare il lavoro di gruppo

Lavorare di squadra diventa più facile utilizzando gli strumenti giusti. Per quanto telefonate e email (e un’agenda cartacea piena di appunti) possano sopperire ai bisogni della maggior parte dei team, ci sono soluzioni più intelligenti. Ecco quelle che noi reputiamo le migliori.

I software per gestire mansioni e organizzare il lavoro di gruppo

Il primo compito per gestire le risorse umane in un team è dividersi i compiti, coordinando gli sforzi e ottimizzando i tempi. Il lavoro di gruppo significa dividere le forze, per moltiplicare i risultati: questi sono i migliori software per farlo.

Trello

Nella nostra redazione utilizziamo Trello per gestire notizie, rubriche e articoli di ogni tipo. Quello che apprezziamo di questa piattaforma è la semplicità. Avete una bacheca in cui potete aggiungere delle liste per i vari progetti. E all’interno di ogni lista potete aggiungere schede sulle mansioni specifiche.

Potete poi assegnarle a membri del gruppo, commentare, integrare link e servizi di diverso tipo. Potete poi stabilire scadenze e allegare file. Un servizio davvero completo, per di due o duecento persone: la flessibilità è enorme.

Trovate una versione gratuita che permette di gestire fino a 10 bacheche e con funzionalità limitate. C’è poi una versione Standard da 5 dollari, una Premium da 10 e una Enterprise da 17,50 dollari al mese. Trovate il dettaglio dei prezzi qui.

Trovate Trello qui.

Clockify

Clockify ha un approccio diverso rispetto a Trello. Qui il focus è sul tempo, non sul raggiungimento dell’obiettivo. Questo focus permette di gestire il lavoro dei team in base al tempo dedicato alle varie mansioni, soprattutto per aziende e professionisti che fatturano all’ora. Ma anche per chi ha bisogno di un time sheet preciso per aumentare la produttività.

I team che non hanno bisogno di un controllo da amministratore possono utilizzare il piano gratuito, mentre a pagamento ci sono diverse opzioni di controllo extra e l’integrazione di oltre 50 software di terze parti.

Clockify dispone di un piano gratuito e offre una versione di prova gratuita. La versione a pagamento di Clockify Basic costa 3,99 dollari al mese. La versione Standard 5,49 dollari, quella Pro 7,99 dollari e quella Enterprise 11,99 dollari.

Trovate Clockify qui.

Doodle

Se Trello permette di gestire i progetti e Clockify le ore di lavoro, Doodle è una certezza quando si tratta di organizzare riunioni e incontri. Il funzionamento è semplice. Quando dovete creare un evento, scegliete diverse date od orari possibili. Poi aggiungete i partecipanti e mandate un sondaggio. In questo modo potrete sapere chi ci sarà e organizzerete un incontro in pochi minuti.

Doodle non solo è perfetto per collaborare, ma collabora con diverse app integrando tutti i principali strumenti di comunicazione, dalle videochiamate a Outlook e Zapier. E non serve solo per le riunioni: potete usarlo per il recruiting, per la formazione, per gestire il lavoro da freelancer.

Doodle dispone di un’offerta gratuita e di una periodo di prova per le versioni Pro da 6,95 dollari a utente al mese, oppure Team a 8,95 dollari. La versione Enterprise ha prezzi variabili, potete contattare Doodle qui.

Trovate Doodle qui.

Fluida

Fluida infine è ottimo per semplificare il rapporto fra aziende e lavoratori, gestendo da remoto le risorse umane. Non serve per gestire le mansioni in sé, ma permette di coordinare la forza lavoro della propria squadra.

Infatti potete gestire ferie, turni e presenze in maniera intuitiva, oltre a gestire la timbratura smart e le note spese quando siete in trasferta. Un ottimo strumento di gestione per le PMI, che semplifica la parte più “burocratica” del lavoro di gruppo con un software dall’interfaccia chiara.

Fluida dispone di una prova gratuita, mentre i prezzi variano in base a servizi e numero di dipendenti. Trovate il dettaglio qui.

Trovate Fluida qui.

Le app per comunicare con il proprio team

La gestione di orari e/o mansioni risulta importante per qualsiasi team che voglia lavorare di squadra. Ma la comunicazione è un elemento imprescindibile. Con ogni probabilità avete già da tempo deciso il software che utilizzate per videochiamate e le email. Ma ci sono altri strumenti che possono tornare utili.

Slack

Slack aiuta i gruppi di lavoro a comunicare dal 2009 e il suo successo è più che comprensibile. Abituarsi ad utilizzare l’app richiede poco tempo e le funzionalità sono estese e potenti. Potete organizzare una bacheca per le comunicazioni a livello aziendale, un canale per ogni progetto, anche integrando utenti all’infuori del team, per esempio per discutere con un cliente delle ultime modifiche a un progetto.

Inoltre c’è la possibilità di scrivere a ogni collega direttamente, effettuare chiamate vocali o video. Condividere conversazioni e allegati, senza paura di perderli. E poi potete decidere un orario in cui sospendere le notifiche, qualcosa da non sottovalutare.

Slack offre una versione gratuita che limita il numero di messaggi più recenti accessibili e offre solo 10 integrazioni. Potete poi scegliere il piano Pro da 6,25 euro al mese, quello Business+ da 11,75 euro oppure Enterprise Grid (prezzo da stabilire con i consulenti Slack). Qui il dettaglio.

Trovate Slack qui.

Telegram

Telegram nasce come “semplice” app di messaggistica ma può davvero rivelarsi utilissima per gestire il lavoro in team. Noi la utilizziamo per la semplicità con cui si possono creare canali per i vari team. Ma anche perché potete condividere file di qualsiasi dimensione e avete la possibilità di creare chat segrete e messaggi che ai autoeliminano, garantendo privacy e sicurezza.

Inoltre ci sono funzioni come le chiamate vocali e video, anche di gruppo. Potete attivare le chat vocali per parlare in team come se aveste un walkie-talkie solo per il vostro gruppo. Le potenzialità sono moltissime e la comodità di usare la versione mobile, desktop e web è enorme.

Telegram offre il servizio gratuitamente.

Trovate Telegram qui.

Otter

Otter offre un servizio di trascrizione utilizzando l’intelligenza vocale: ascolta quello che state dicendo e lo scrive in un editor di testo. Quindi non è tecnicamente uno strumento per le videochiamate. Ma quasi sicuramente la vostra videochat del lavoro supporta Otter Pro +.

Questo significa, che dopo aver chiesto il permesso a tutti i partecipanti, potete trascrivere con precisione la riunione senza bisogno di prendere appunti a testa bassa sulla tastiera. Inoltre potete articolare un progetto semplicemente discutendo con il team, per poi rielaborare il testo in un secondo momento.

Otter offre un piano gratuito per la trascrizione e prove gratuite per le versioni Pro da 8,33 dollari al mese, Business da 20 dollari al mese per utente (qui le integrazioni con Zoom, Teams, ecc) e Enterprise. Qui il dettaglio.

Trovate Otter qui.

Soluzioni complete per organizzare il lavoro di gruppo

Infine, concludiamo con soluzioni che offrono diversi strumenti: tool di gestione delle mansioni, comunicazione e non solo. Per le aziende e i gruppi di lavoro che cercano una soluzione unica a tutti i propri problemi di coordinamento.

Asana

Asana offre un tool di gestione delle mansioni che ha tutte le funzionalità che ci piacciono in Trello. Ma offre anche molto di più. Infatti oltre a pianificare il lavoro permette di seguirne lo sviluppo nel tempo, valutando che non ci siano conflitti e ottimizzando il lavoro di squadra.

Inoltre integra oltre 50 modelli di progetto per semplificare la scansione del lavoro. E permette di introdurre regole da seguire. Ma soprattutto integra oltre 200 servizi, dalle videochiamate alla piattaforma Office, passando per Tableue e Adobe Creative Cloud. Praticamente ogni strumento per chi lavora online, in un’unica soluzione. Che ha anche un grafica semplice, curata e intuitiva.

Asana offre un piano Basic che è totalmente gratuito, per team fino a 15 componenti e limiti nell’archiviazione. La versione Premium costa 10,99 euro mentre quella Business 24,99 euro.

Trovate Asana qui.

OnlyOffice

OnlyOffice nasce come alternativa alle suite d’ufficio più rinomate. E lo fa bene, integrando funzioni per lavorare insieme a fogli di testo, presentazioni, fogli di calcolo. Ma questo è solo un assaggio di quello che può fare.

Infatti potete comunicare con i colleghi con una chat dedicata, oltre che su blog, bacheche e contenitori. Potete gestire un calendario, creare progetti e gestirli dividendo le mansioni e gestendo le tappe e le varie task. C’è persino un CRM per gestire il rapporto coi clienti.

Il piano Personal del SaaS è gratuito, così come quello per Startup (fino a cinque utenti). La più completa versione Business costa 4,20 euro al mese per utente.

Trovate OnlyOffice qui.

Google Workspace

Chiudiamo con un classico: avete già sentito parlare di un’azienda che si chiama Google? Scherzi a parte, il vantaggio di sfruttare uno strumento di così grande successo è la facilità di integrazione su qualsiasi dispositivo fisso, mobile o semplicemente nel browser.

Dalla email al calendario fino alla suite per l’ufficio, avete tutti gli strumenti che servono alla maggior parte dell’aziende. E poi le chiamate in Meet, i file condivisi tramite Drive, le chat. Senza contare l’integrazione con Keep e tutti gli altri strumenti per gestire il lavoro in squadra.

Potete provare Workspace per due settimane gratuitamente. Il pacchetto Business Starter costa 4,68 euro al mese, quello Standard 9,36 euro e quello Plus 15,60 euro, mentre per il prezzo Enterprise dovete contattare il team di vendita. Trovate qui i dettagli.

Trovate Google Workspace qui.

Questi sono gli strumenti che consideriamo più utili per il lavoro di gruppo, ma se cercate consigli su software particolari non fatevi problemi a chiederceli nei commenti.