Archiva Group: trasformare i dati, i processi, le persone

“Vi sono due tipi di aziende: quelle che cambiano e quelle che scompaiono”. Questa frase del professor Philip Kotler era proiettata sul muro alle spalle di cinque dirigenti di Archiva Group quando ci siamo seduti per conoscere meglio l’azienda. Che dà azienda nata per conservare dati in microfilm, ha continuato la propria evoluzione. Fino a diventare un’impresa liquida e digitale, che offre alle aziende gli strumenti e le strategie per cambiare, tramite tecnologia e processi. Cambiando se stessi per aiutare anche gli altri a cambiare.

Archiva Group, tecnologie e processi per una continua trasformazione digitale

Loris Marchiori, Corporate Communication Director of Archiva Group, non perde tempo per iniziare a parlarci di visione. Il cambiamento digitale non è solo fare l’upload di qualche dato online, è capire come i paradigmi economici stanno cambiando e le aziende devono cambiare insieme a loro.

Per farlo, hanno bisogno di una “mentalità liquida“. Che significa “accettare che il cambiamento è una costante della modernità radicalizzata: resistergli non è un’opzione”. Le aziende stanno cambiando molto i propri assetti. I rapporti fra colleghi e con la dirigenza diventano sempre più “liquidi“: sono più numerosi, ma sono più deboli e veloci. E anche i clienti hanno maggiore facilità nel trovare alternative: metterli al centro è fondamentale.

Quindi bisogna saper cambiare rapidamente, che non vuole di fretta ma con un’organizzazione che faccia da forza propulsiva. Che si muova su tre fattori, che Archiva Group riesce a coinvolgere con 9 aziende presenti in quattro Paesi Europei: i dati, i processi e le persone.

Cambiare, per guidare il cambiamento

La trasformazione digitale rischia di restare solo un concetto piuttosto fumoso, che varia a seconda dell’interlocutore. Ma quando prende la parola l’Ing. Giuliano Marone, presidente e CEO del gruppo, capiamo che questa azienda lo vive davvero il cambiamento.

Marone, fresco laureato come ingegnere nucleare alla Sapienza di Roma, assume la guida di Sip Microfilm nel 1998, cambiandone nome in Archiva srl. Il business all’epoca quello di dematerializzare il cartaceo utilizzando i microfilm. “Quando era nata l’azienda, era una tecnologia intelligente, che riduceva la necessità degli spazi di archiviazione. Dopo cinque anni nell’azienda, arrivarono i CD-ROM sul mercato. Ma io già all’epoca intuì che quella tecnologia, appena arrivata, era già vecchia”.

Da lì Marone ci guida in un excursus su come l’idea di riversare i dati sugli hard-disk per l’intranet aziendale evolve a poco a poco verso il concetto del cloud. E di come Archiva Group sia stata sull’onda di questa trasformazione digitale continua. Dapprima con la creazione di Requiro nel 2005, prima piattaforma web-based per la gestione online della documentazione. Che con l’arrivo della fatturazione elettronica nel 2019 è già pronta a traghettare 1.500 aziende in questo passaggio normativo.

E poi con l’arrivo nel 2020 di Maxwell Consulting, per la consulenza strategica. Nel 2021 di Robotiqe, per l’iperautomazione. E poi nel 2022 la neo arrivata, Honu srl, che digitalizza processi, con Requiro che diventa invece la piattaforma cloud per la gestione documentale con una visione rinnovata del dato.

Ma non è solo tecnologia per Marone. “Per rinnovare bisogna puntare sulle persone. La formazione continua, il welfare aziendale per farli stare bene. Io dico sempre che tutto quello che sono riuscito a fare l’ho fatto perché mi sono circondato di persone migliori di me“.

Archiva Group e i servizi per la trasformazione digitale delle aziende

Da piccola azienda con sette dipendenti, oggi Archiva Group è una realtà con 280 dipendenti, che superano le trecento unità se consideriamo anche professionisti e consulenti. I progetti di miglioramento realizzati sono oltre 300, più di 1500 i clienti attivi. E ogni anno più del 20% del fatturato finisce in ricerca e innovazione, per continuare a migliorare.

Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group, ci spiega che questo continuo cambiamento è nel DNA del gruppo. “Prendiamo in giro l’ingegner Marone, perché il suo tempo è diverso da quello degli altri: una settimana sua sono tre settimane per le altre persone“. Ma ci spiega anche che non si tratta mai di cambiare tanto per farlo.

“Bisogna distinguere anzi tutto la differenza fra ‘digitaze‘ e ‘digitalize‘, anche se in italiano si traducono allo stesso modo. Ma digitize vuol dire rende digitale un dato, digitalize significa rendere digitali i processi. Un’altra distinzione è quella fra transizione digitale, che è comprare nuove tecnologie, e trasformazione digitale, che è evolvere le strategie di business”. Cambiamenti che Archiva Group sa praticare perché li ha provati in prima persona.

“L’azienda moderna deve essere ‘ambidestra‘: da un lato deve praticare la ‘exploration‘, quindi sperimentare novità, dall’altro deve passare alla ‘exploitation‘, sfruttando il cambiamento. Non ci sono fasi di sperimentazione e fasi di attuazione, bisogna pensare al futuro mentre si usa la miglior tecnologia disponibile sul momento” ci spiega.

Ma le aziende non devono soltanto porsi il problema di ciò che non va e bisogna che cambi. “La domanda più importante è: cosa non va cambiato?”.

Requiro, Honu e Maxwell

Fra le società di Archiva Group, tre hanno avuto ruolo da protagonista. Perché richiamano i tre focus dell’azienda: Dati, Processi, Persone.

La prima è Requiro, una soluzione di gestione documentale in outsourcing pensata per CFO, Legal e HR Manager. Oltre 150 collaboratori permettono di gestire, conservare a norma e fatturare a livello internazionale. Tutto rispettando i requisiti di sicurezza, e integrando i servizi al gestionale, al SAP e tantissimi altri servizi.

Honu offre invece la possibilità di pensare all’iperautomazione, creando luoghi di lavoro digitali per abbattere la complessità dei processi, compiendo una rivoluzione in termini di Digital Workforce e introducendo la Intelligent Document Processing (IDP).

Infine, Maxwell è una società di consulenza che vuole portare all’eccellenza nei processi aziendali. L’idea è che intervenendo sui processi ha la possibilità di “liberare il valore nascosto nelle interazioni umane”. E dati alla mano, i risultati ci sono. Per esempio la divisione Digitalization Xcellence porta a una crescita dell’efficienza produttiva del +30/50%. Ma ci sono anche verticali per la Governance Risk e Compliance (GRC) e l’Operational Xcellence, che utilizza tecnologie di Lean Thinking e 6Sigma per migliorare i processi. Arrivando a portare 60 milioni di euro di risparmi e aumentando il valore aziendale.

Stanzial ci spiega che “sfruttando strategie a responsabilità sia funzionale che gerarchica (stream e line manager), vogliamo fare in modo che ci sia accountability per i successi e gli errori. Ma non per mortificare il cambiamento. Anzi crediamo nel ‘fail fast’: invece di proporre macro-cambiamenti consigliamo sempre piccoli modifiche, misurabili e che permettono di conoscere subito se stiamo sbagliando o andiamo nella giusta direzione”.

Per una piena trasformazione digitale

Insomma, l’idea trainante di Archiva Group è quella di un cambiamento continuo, che coinvolge non solo la tecnologia ma anche i processi aziendali. E soprattutto quell’elemento che l’ingegner Marone definisce il vero motore del cambiamento: le persone. Per aiutare le aziende nella trasformazione digitale e nel diventare vere e proprie organizzazioni liquide, capaci di fare del cambiamento un mantra e di non temerlo mai.

Se siete interessati a questa proposizione, vi invitiamo a visitare il sito ufficiale di Archiva Group e iniziale la trasformazione della vostra azienda.