Tra le principali tendenze in ambito payroll troviamo il modello ibrido di gestione: l’83% delle imprese europee preferisce esternalizzare, almeno in parte, le operazioni legate alle paghe. Un minoritario 10% mantiene un approccio autonomo, facendo affidamento su esperti interni e software dedicati, mentre il 7% rimanente delega completamente il processo a fornitori esterni.
Questi dati provengono da un’ampia indagine realizzata da SD Worx, leader europeo nei servizi HR, che ha coinvolto oltre cinquemila aziende distribuite in 18 nazioni del continente. La ricerca ci propone un quadro generale sulle tendenze europee in ottica payroll.
Payroll: una panoramica sulle tendenze europee
Dal report emerge che il 71% dei datori di lavoro contenti della gestione delle buste paga in azienda. Tale contentezza si riflette in una diminuzione delle problematiche: se nel 2021 il 19% delle aziende segnalava criticità, nel 2024 tale percentuale è calata all’11%.
Nonostante ciò, permangono sfide significative, come l’efficienza e la rapidità nell’elaborazione delle paghe, nonché la conformità legislativa. In Italia, in particolare, le soluzioni adottate non riescono ancora a soddisfare completamente le esigenze aziendali.
Analizzando le pratiche di gestione interna, si scopre che Romania, Slovenia e Croazia sono i paesi in cui le aziende tendono maggiormente a gestire in proprio le buste paga. Le dimensioni aziendali influenzano questa scelta: le realtà molto piccole o molto grandi sono quelle più coinvolte, con il 55% delle aziende oltre i 2.500 dipendenti e il 49% di quelle con meno di dieci lavoratori che gestiscono internamente le paghe.
Circa un terzo delle aziende europee (32%) si affida a software sviluppati in-house per la gestione delle paghe, spesso senza ricorrere a soluzioni specializzate. Ad esempio, le piccole imprese utilizzano programmi come Excel per i calcoli. Il 23% opta per soluzioni cloud (SaaS) fornite da terzi, mentre il 26% si serve di software esterni, gestiti sui propri server o su cloud privati. Infine, il 20% non utilizza software specifici, preferendo esternalizzare completamente la gestione delle paghe.
In media, il 37% delle aziende che esternalizzano il servizio si rivolge a studi contabili o consulenti finanziari, con una maggiore incidenza nei paesi dell’Europa orientale come Serbia, Polonia, Romania e Slovenia, e in Germania. Questa tendenza è più marcata nelle aziende di piccole dimensioni. Inoltre, il 27% delle imprese, soprattutto quelle medie e piccole, si avvale di fornitori specializzati in servizi di payroll.
Focus sulle criticità
Le tendenze delle aziende europee, nel contesto del payroll, si trovano a fronteggiare tre sfide principali: velocità, efficienza e accuratezza. Il 48% degli intervistati pone l’accento sulla correttezza e la rapidità dei software di payroll, aspetti che si allineano con le preoccupazioni dei datori di lavoro, i quali evidenziano la velocità (41%) e l’accuratezza (40%) dell’elaborazione delle buste paga come le problematiche più pressanti. A queste si aggiunge la gestione dei costi associati al payroll (38%), che comprendono spese di outsourcing, risorse interne e software. La conformità con una legislazione in continua evoluzione rappresenta un’ulteriore fonte di preoccupazione per il 36% delle aziende.
Le organizzazioni che adottano un modello misto di gestione payroll (interno/esterno) sono quelle che incontrano più difficoltà. Tuttavia, il 71% dei datori di lavoro si dichiara moderatamente soddisfatto della gestione delle buste paga, consapevoli che vi sia margine di miglioramento e che la digitalizzazione potrebbe essere la chiave per ottimizzare i processi. I sistemi di payroll in tempo reale, ad esempio, potrebbero consentire alle aziende di elaborare le buste paga con maggiore celerità. Il tutto rendendo immediatamente visibili gli aggiustamenti dell’ultimo minuto.
E in Italia?
Focalizzandosi sull’Italia, emerge un quadro di grande outsourcing ma di bassa soddisfazione. Con solo il 3,7% delle aziende che gestisce completamente in-house il payroll, l’Italia si distingue per il suo basso tasso di gestione interna e per un forte interesse verso la digitalizzazione completa del payroll (33,6%).
Nonostante l’outsourcing parziale sia la norma per l’89,2% delle aziende intervistate, con una preferenza per il supporto di contabili e specialisti finanziari (39,4%), l’indice di gradimento italiano per la gestione del payroll è il più basso in Europa (54,7%). Le principali criticità riguardano la puntualità, la correttezzae la sicurezza dei dati delle buste paga. La conformità normativa rappresenta il punto più critico (55,8% di gradimento, contro una media europea del 74,7%).
“La legislazione è sempre più complessa e in continua evoluzione; vengono aggiunte nuove regole, a volte in modo retroattivo, sia a livello locale che europeo. È quindi importante stare all’erta. Grazie ai continui sforzi di innovazione e digitalizzazione, stiamo rendendo il processo di payroll ancora più efficiente. Aiutiamo i nostri clienti locali e internazionali in vari modi: informandoli, gestendo completamente il processo per loro, organizzando corsi di formazione online o fisici, ma anche restando a loro personale disposizione in caso di domande. Non perdiamo di vista il fattore umano”, afferma Laura Moncada, Sales Manager di SD Worx Italy. “Crediamo nella ricerca di un equilibrio tra soluzioni automatizzate e assistenza personale, in modo che i nostri clienti, datori di lavoro e imprenditori, possano godere di un’elaborazione delle buste paga fluida e accurata”.
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