Focus sulle riunioni con la nostra intervista a Gabriele Baraldi, Country Manager di Sherpany Italia

Nel lavoro odierno svolgono un ruolo fondamentale le riunioni tra team e non solo, appuntamenti che spesso cambiano le strategie di una azienda e consentono di prendere decisioni che fanno la differenza nel proprio business. In questo scenario entra in gioca Sherpany, azienda svizzera che offre una soluzione software-as-service innovativa per la gestione delle riunioni. Ma per saperne di più su chi sono, cosa fanno e perché la loro soluzione è così tanto interessante abbiamo intervistato Gabriele Baraldi, Country Manager di Sherpany Italia.

Ci parli di Sherpany, quale è la vostra value proposition, dove operate e a chi vi rivolgete

“Sherpany è una realtà svizzera leader di mercato per le soluzioni dedicate alla gestione delle riunioni. Opera attualmente in cinque mercati europei, con sedi in Italia, Germania, Svizzera, Portogallo. Fin dalla sua fondazione, nel 2011, la nostra mission è stata quella di creare un mondo in cui ogni riunione conta. La value proposition è quindi, da sempre, quella di garantire riunioni produttive ed efficaci nelle realtà societarie e aziendali complesse e medio-grandi. Per riuscire in questa sfida, è necessario mettere a punto sia precisi strumenti di gestione ai processi di riunione, sia processi ottimizzati e sicuri. Questi aspetti si integrano alla formazione delle persone, che devono essere supportate nell’utilizzo delle tecnologie. L’obiettivo quindi è quello di garantire risparmio di tempo, riduzione dei rischi, sicurezza dei dati e in generale consentire maggiore benessere e produttività delle persone all’interno delle riunioni”.

“Sherpany si rivolge come dicevamo a organizzazioni aziendali complesse, che al giorno d’oggi necessitano in misura sempre maggiore di garantire processi chiari, strumenti adeguati e sicuri, persone in grado di allinearsi anche al di fuori della sala fisica di riunione. Supportare queste attività nel vertice aziendale è fondamentale, sia nei sistemi di governance più complessi che nelle direzioni aziendali più snelle. È infatti proprio ai vertici dell’azienda che vengono prese decisioni chiave, che devono essere tempestive e informate. Le riunioni rappresentano proprio la sede in cui le decisioni sono prese. Tenere riunioni produttive è dunque una componente cruciale per il successo e per la sostenibilità dell’azienda“.

La soluzione software Sherpany: ci spieghi come funziona, quali sono i punti di forza, in cosa si distingue dalla concorrenza.

“Sherpany offre una soluzione digitale – SaaS – pensata per supportare non solo lo svolgimento della riunione, ma l’intero processo: prima, durante e dopo il meeting. Questo è il primo punto di forza: considerare la riunione come un processo e prevedere una tecnologia che – a differenza di quelle correntemente utilizzate per le riunioni – è espressamente dedicata alla gestione dei meeting. Quindi: collaborazione sulle tematiche all’ordine del giorno già prima della riunione per permettere – eventualmente –  di sfrondare punti dell’agenda con conseguente risparmio di tempo. Oppure: tenere traccia delle decisioni prese e delle deadline fra una riunione e l’altra. O ancora: nel corso della riunione avere un luogo centralizzato che raccoglie documenti e materiali con le proprie note personali, in una comune interfaccia e a portata di mano. Solo per fare alcuni esempi. L’obiettivo di uno strumento tecnologico dedicato al meeting management è quello di accompagnare le persone verso un metodo di lavoro efficace e riproducibile, che semplifichi e renda efficienti occasioni come le riunioni, che spesso si pensano quasi come un “male necessario”. In questo modo si costruisce la pietra angolare per la collaborazione e per lavorare in team. La tecnologia, se dedicata e applicata in modo idoneo, ha il potere di condizionare positivamente le persone verso nuove pratiche lavorative improntate all’agilità, diffondendo buone prassi. Il fattore chiave che distingue l’esperienza di Sherpany da quella di un semplice sviluppatore di software è quindi l’offerta di servizi dedicati a formare le persone affinché possano sfruttare al meglio le potenzialità degli strumenti tecnologici e impostare processi lavorativi chiari”. 

Portiamo a chi ci legge degli esempi concreti. Ci sono settori o aziende che utilizzano la soluzione, per quali esigenze l’hanno scelta e quali risultati stanno ottenendo

“Sherpany è utilizzata in modo trasversale da differenti realtà europee, sia nel settore terziario che in quelli industriali e commerciali. In particolare, la spinta verso queste innovazioni è trainata dalle aziende operanti nei settori regolati, come quelli farmaceutico, bancario, finanziario e assicurativo. Fra i nostri clienti possiamo citare realtà d’avanguardia, come: Banca Mediolanum, Recordati, Kedrion, UBS, Credit Suisse. Ma anche: Acea, Gruppo Coin e SEA Aeroporti di Milano. Queste società ci hanno scelto perché hanno compreso la necessità di rendere le proprie riunioni più efficaci e produttive in forma stabile e regolare, garantendo la sicurezza dei contenuti e monitorando la soddisfazione e il benessere delle persone. Ed è interessante notare come tutte queste realtà abbiano messo a fuoco l’esigenza di innovare partendo dai vertici aziendali e quindi dalle riunioni di Consigli di Amministrazione e dei Comitati di Direzione”.

“I risultati emergono con chiarezza dall’elevato tasso di adozione dello strumentario tecnologico, che – in media – nel giro di un paio di settimane permette alle persone di essere autonome nel suo utilizzo esclusivo. Inoltre, il positivo riscontro nel tempo è dimostrato dal tasso di retention, vale a dire dai livelli di fedeltà dei nostri clienti. La percentuale di rinnovo dell’abbonamento a Sherpany supera già da 5 anni consecutivi il 99%”.

Sherpany, ecco come affronta le sfide future e la sicurezza della propria soluzione

Scenario attuale post pandemico, impatto sul vostro business e vostra visione. Sfide delle aziende, problematiche e richieste tecnologiche particolari…

“Come dicevamo prima, con l’avvento della pandemia e la vasta adesione a pratiche di smart working e lavoro da remoto la gestione delle riunioni è diventata una tematica di primo piano per il benessere delle persone e delle realtà aziendali. Questo perché la diversa organizzazione del lavoro ha causato un aumento delle riunioni, non necessariamente parallelo ad un aumento di produttività. Lo scenario di lavoro post-pandemico, che tende verso modelli di organizzazione ibrida, ha senza dubbio evidenziato la necessità di avere a disposizione strumenti digitali adeguati. Ma ha anche lanciato la sfida di saper trovare un efficace equilibrio per i modelli di lavoro collaborativi. Di fatto, la visione di Sherpany di un mondo in cui ogni riunione conta non è cambiata con l’avvento della pandemia da Covid. Semmai, si è rafforzata la consapevolezza che sia necessario agire con urgenza sull’organizzazione del lavoro. In epoca Covid, ciò che abbiamo riscontrato ha ovviamente risposto a esigenze di ordine emergenziale: aziende che in maniera crescente e con urgenza hanno richiesto di dotarsi di soluzioni digitali pronte e adatte per supportare il lavoro da remoto. Ma oltre alle necessità emergenziali, il problema deve essere affrontato nei suoi aspetti strutturali. C’è molta confusione su cosa sia necessario per strutturare in modo davvero efficace ed efficiente le riunioni: il che non significa “semplicemente” predisporre riunioni da remoto o videochiamate. Per questo, Sherpany si è impegnata a educare le realtà aziendali verso le possibilità di gestire al meglio le riunioni nel mondo post-pandemico”.

“Senz’altro, in questi ultimi mesi di adattamento a nuovi modelli di lavoro, le aziende richiedono sempre più di frequente funzionalità dedicate ad integrare le varie attività lavorative in un unico strumento. E in parallelo ai bisogni di semplificazione, le realtà aziendali riconoscono la necessità di misure di sicurezza adeguate alle sfide del momento: lavoro a distanza, da remoto o ibrido“.

Fattore sicurezza cyber, più che mai cruciale. Come lo affrontate con la vostra soluzione?

“La cybersicurezza è una tematica di assoluta attualità, a maggior ragione in questi ultimi mesi. Per Sherpany, la “sicurezza” equivale a un processo di continuo aggiornamento sulle migliori pratiche da applicare per garantire di essere sempre preparati ad ogni possibile eventualità e quindi attacco. In questo senso è interessante citare l’iniziativa attivata da Sherpany nel 2021 con la società Bug Bounty, specializzata in sicurezza informatica”.

“Bug Bounty ci ha messi alla prova, portando oltre cento ethical hackers a testare le nostre misure di sicurezza per un mese. La loro scommessa era che sarebbero riusciti a trovare delle falle nei sistemi di sicurezza impiegati. Dopo oltre un mese di attacchi, la società ci ha rivelato di non essere riuscita a individuare falle ed entrare nel sistema. Questo da un lato è stato un successo per le misure di sicurezza attualmente in piedi, ma al contempo ha segnato l’inizio di una collaborazione con Bug Bounty per rimanere sempre in prima linea sulle sfide poste dalla natura del nostro lavoro e dall’evoluzione dei sistemi di attacco alla sicurezza informatica“.

“In generale, la soluzione tecnologica di Sherpany prevede misure di sicurezza forti su ogni attività disponibile: dall’accesso ai dati – es. l’autenticazione a due fattori – alla fruizione dei contenuti – es. la filigrana personalizzata sui documenti”.

“Parallelamente, Sherpany riconosce che, come in ogni sistema, le misure tecniche non sono sufficienti a garantire la sicurezza dei processi ma anzi è necessario formare le persone su questi temi affinché siano consapevoli dei pericoli in cui possono incorrere. Parte dei servizi che offriamo riguardano proprio questo aspetto formativo ed educativo”.

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