Come affrontare l’inflazione con una gestione intelligente delle spese aziendali

L’inflazione è una sfida globale che colpisce le economie di tutto il mondo. In Italia, il tasso di inflazione è salito al 6% a luglio 2023, mentre la media europea si attesta intorno al 7%. Questa situazione mette a dura prova le imprese, che devono affrontare diverse difficoltà finanziarie e operative. Secondo uno studio di SAP Concur, il 39% delle aziende teme le ripercussioni dell’inflazione sul futuro dei mercati, mentre il 36% ammette di non avere una visione chiara e aggiornata delle proprie spese aziendali.

In questo scenario di incertezza economica, i CFO e i responsabili finanziari devono adottare delle strategie efficaci per bilanciare i conti, controllare i costi e prevenire i rischi. Una delle aree in cui è possibile intervenire è quella delle spese di viaggio e delle spese operative, che pur non essendo le più rilevanti nel bilancio aziendale, possono essere ottimizzate con una gestione più oculata e lungimirante. Questo approccio può aiutare le aziende a guadagnare una maggiore prevedibilità del futuro, che è ciò che i CFO e i loro team finanziari cercano.

Tuttavia, per molte aziende le attuali procedure di spesa si sono rivelate inadeguate alla luce della crisi dell’inflazione e della pandemia. Una delle sfide più emergenti è quella di adeguare le politiche di spesa al lavoro da remoto, che è diventato una realtà sempre più diffusa. Molti dei processi di spesa attuali sono basati su modalità manuali, lente e faticose, soprattutto per i dipendenti. Questo ha generato una forte richiesta di automazione da parte dei lavoratori, che ritengono che questo semplificherebbe le procedure di rimborso spese. Anche il 51% dei CFO e dei responsabili delle risorse umane concorda sul fatto che ci sia troppa dipendenza da processi manuali, che non sono adatti al lavoro ibrido, in cui la presenza fisica è solo parziale.

Inflazione e spese aziendali: le best practice da adottare

Di fronte a queste sfide, le aziende devono ripensare le proprie priorità e anticipare il cambiamento. In questo articolo proponiamo cinque misure strategiche che i CFO possono adottare per guidare le loro aziende in tempi di crisi. Vediamole insieme.

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Rivedere il ritorno sull’investimento dei viaggi d’affari

Sebbene sia importante mantenere il contatto diretto con i clienti, i partner e i potenziali clienti, le aziende devono valutare attentamente l’efficacia e la convenienza dei viaggi d’affari, soprattutto in un contesto di inflazione e di emergenza ambientale.

Per rendere i viaggi d’affari più efficienti, è necessario che i team siano ben organizzati e preparati, pianificando in anticipo gli incontri e scegliendo la modalità più appropriata per ogni occasione, che sia una riunione in presenza, virtuale o una combinazione di entrambe.

Digitalizzare e automatizzare i processi di spesa

Per ridurre i costi operativi e migliorare l’esperienza dei dipendenti, le aziende devono abbandonare i processi manuali e adottare soluzioni digitali e automatizzate per la gestione delle spese.

Questo permette di avere una visione in tempo reale delle spese effettuate e di monitorare facilmente il budget assegnato. Inoltre, si evitano errori umani e ritardi nei rimborsi, aumentando la soddisfazione dei dipendenti.

Adattare le politiche di spesa al lavoro da remoto

Il lavoro da remoto comporta nuove esigenze e nuove opportunità per i dipendenti e le aziende. Per sfruttare al meglio questa modalità di lavoro, le aziende devono definire delle politiche di spesa specifiche per il lavoro da remoto, che tengano conto delle spese sostenute dai dipendenti per l’attrezzatura, la connessione, l’energia e altre necessità. Queste politiche devono essere chiare, trasparenti e flessibili, per garantire il benessere e la produttività dei dipendenti.

Coordinare le azioni di breve termine con gli obiettivi a lungo termine

Un altro modo per far fronte all’aumento dei tassi di inflazione è quello di allineare le azioni a breve raggio con le strategie che guardano al futuro. In questo modo, i CFO possono aiutare l’azienda a navigare nei periodi di instabilità e di crescita, sfruttando anche le opportunità che si presentano. Un aspetto particolarmente importante nel clima attuale. Le decisioni relative alla gestione dei viaggi e delle spese sono esempi perfetti di ciò che si può ottenere con questa profondità nella pianificazione.

Non si tratta di tagliare acriticamente tutti i viaggi e le spese aziendali, le aziende possono però indirizzare i dipendenti nella giusta direzione con politiche chiare e informazioni aggiornate in tempo reale, adeguandosi alla forte inflazione. Ciò può essere fatto implementando strumenti di prenotazione professionali che supportino le prenotazioni nel rispetto delle politiche dell’azienda, consentendo l’accesso a dashboard personalizzati, in tempo reale e interattivi e a report personalizzabili. Questo permette alle organizzazioni di gestire le spese in modo proattivo e di prendere decisioni lungimiranti, come la negoziazione di tariffe competitive con i fornitori più utilizzati, come gli hotel.

Investire nelle persone in ottica trasformazione digitale

Per anni, le organizzazioni hanno ottimizzato la propria capacità di controllare i costi, garantire la conformità e fornire più velocemente report accurati adottando una serie di tecnologie. Tuttavia, la maggior parte di questi investimenti è incentrata sullo snellimento, il miglioramento e la scalabilità dei processi, non sull’esperienza dei dipendenti.

Per rendere la trasformazione digitale più efficace e sostenibile, le aziende devono investire nelle persone, partendo dalle loro esigenze e aspettative. Questo significa porre le basi per l’adozione di nuovi strumenti e quindi per una crescita aziendale scalabile e facile da usare per tutti. Un passo fondamentale per raggiungere questo livello di maturità digitale è l’acquisizione di dati concreti sul sentiment dei dipendenti. In questo modo si ottengono informazioni che possono aiutare a colmare il divario tra ciò che i dipendenti si aspettano da un programma di viaggi e spese e le loro esperienze reali.

Quando l’esperienza dei lavoratori diventa più positiva, le aziende ottengono una maggiore produttività, un aumento del fatturato per dipendente e una notevole riduzione del turnover della forza lavoro.

Sopravvivere all’inflazione è possibile, ma solo con una corretta gestione delle spese aziendali

In conclusione, l’inflazione è una sfida che richiede alle aziende di adottare delle misure strategiche per gestire le proprie spese in modo intelligente. Ripensando le priorità, digitalizzando e automatizzando i processi di spesa, adattando le politiche di spesa al lavoro da remoto, coordinando le azioni di breve termine con gli obiettivi a lungo termine e investendo nelle persone durante la trasformazione digitale, le aziende possono affrontare la crisi con maggiore fiducia e prevedibilità.