In un’era di crescente digitalizzazione e un’area di lavoro sempre più ampia e internazionale, è praticamente inevitabile non fare affidamento su soluzioni in grado di supportare conferenze a distanza, webinar o classi virtuali. Il mercato offre un’ampia scelta di software per conferenze, ma in un mondo dinamico come quello tecnologico, questi servizi vengono aggiornati molto spesso. Le loro funzionalità cambiano radicalmente e trovare la soluzione software per videoconferenze che soddisfi determinate esigenze non è ormai così semplice. Proviamo a fare un po’ di chiarezza con i migliori software per audio e video conferenze presenti sul mercato.
Skype For Business
Il software per conferenze audio e video di casa Microsoft non ha certamente bisogno di introduzioni ma la sua versione pensata per il Business può rivelarsi la soluzione vincente in caso di audio e video conferenze. Skype for Business, infatti, da’ la possibilità di effettuare conversazioni online con un massimo di 250 partecipanti.
Grazie anche alle interazioni con il pacchetto Office di Microsoft è possibile pianificare le riunioni con Outlook o avviare le conversazioni con altri utenti attraverso Word o Power Point. Skype for Business offre alle aziende una piattaforma unica e sicura per gestire le chiamate, le conferenze e la condivisione del materiale in rete. Il software è incluso nel pacchetto Office 365 Business che prevede tre piani tariffari:
- Office 365 Business Essentials è pensato per le piccole organizzazioni e aziende che necessitano di una mail aziendale e delle applicazioni di Office per il business (solo versione Web e dispositivi mobili). Il costo del pacchetto è di 4,20€ al mese per un anno
- Office 365 Business offre gli stessi servizi di Essentials con in più le versioni desktop delle applicazioni di Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote, archiviazione e condivisione dei file con 1 TB di spazio di OneDrive, una licenza che copre le versioni complete installate e sempre aggiornate delle app di Office in 5 telefoni, 5 tablet e 5 PC o Mac per utente e un supporto telefonico e Web 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il servizio ha un costo di 8,80€ al mese per il piano annuale
- Office 365 Business Premium include tutti i servizi dei piani precedenti più la possibilità di comunicare contemporaneamente con 300 partecipanti. Incluso inoltre l’hosting dell’e-mail con cassetta postale di 50 GB e un indirizzo del dominio di posta personalizzato. Il costo del servizio è di 10,50€ al mese per il piano annuale
Zoom
Zoom offre servizi di teleconferenza in remoto utilizzando il cloud computing. È un software per conferenze in grado di combinare riunioni online, videoconferenze e chat che utilizza la crittografia Secure Socket Layer (SSL) e AES 256 per garantire la protezione dei dati e delle informazioni degli utenti. Ciò che rende speciale questo software è la grande versatilità che i vari piani tariffari offrono.
- La versione Base del prodotto è gratuita è comprende un numero illimitato di riunioni 1-to-1, limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo e host fino a 100 partecipanti. È garantito il supporto online e tutti i servizi di videoconferenza, funzionalità web e sicurezza.
- La versione Pro comprende tutti i servizi del piano base più un ID personalizzabile, accesso ai controlli delle funzioni di amministrazione, reporting e Business Skype. È inoltre possibile registrare, su cloud, file MP4 o M4A fino a 1GB. Il piano Pro, pensato per un team di pochi membri, ha un costo di 13,99€ mensili.
- La versione Business richiede un minimo di 10 host e include tutte le funzionalità della versione Pro con l’aggiunta di una dashboard da amministratore, URL ed e-mail personalizzate e l’integrazione LTI (strumenti di apprendimento per l’interoperabilità). Non manca neanche un supporto telefonico dedicato e la possibilità di trascrivere un report su cloud. La versione Business ha un costo di 18,99€ mensili.
- Il pacchetto Enterprise, infine, include tutti i servizi che abbiamo detto fin’ora, più la possibilità di parlare contemporaneamente con mille partecipanti, uno spazio di archiviazione cloud illimitato e un customer success manager dedicato. Con questa versione è possibile anche effettuare recensioni sull’azienda (Analisi delle tendenze, monitoraggio ROI,…) e avere sconti sui bundle webinar o Zoom Room. La versione Enterprise, pensata per le grande aziende, ha anch’esso un costo di 18,99€ ma richiede un minimo di 50 host.
Uno dei punti forti di Zoom è rappresentato dai prezzi competitivi che non richiedono un abbonamento annuale. Il software è semplice da utilizzare e offre audio e video di ottima qualità. Tutti i piani sono inoltre personalizzabili con servizi e funzioni aggiuntive come la Zoom Room, i servizi webinar o l’app dedicata per i dispositivi mobili.
Adobe Connect
Adobe Connect è un software di conferenze utile per creare delle presentazioni, materiali di formazione online, conferenze e all’occorrenza, condividerle con gli altri partecipanti. Il software permette agli utenti di registrare e modificare video e creare un proprio layout personalizzato che può essere condiviso con le persone interessate. Adobe Connect offre tre ben distinti:
- Adobe Connect Meetings comprende riunioni di massimo 25 partecipanti, cloud storage, VoIP, sessioni private e spazi di lavoro personalizzati. È possibile utilizzare dei modelli di layout inclusi nel pacchetto o personalizzarli in modo da presentare al meglio il proprio desktop agli altri partecipanti. È anche possibile registrare e modificare qualsiasi file audio per migliorarne la qualità o selezionare solo le parti più formative. Adobe Connect Meetings prevede un costo di 46€ al mese o 497€ l’anno.
- Connect Webinars è stato pensato, invece, per eventi più grandi con molti partecipanti. Il pacchetto include un’area backstage e strumenti di reporting e analisi. È possibile creare sondaggi e chat aperte al pubblico per poi tracciare i momenti più alti di partecipazione. Il costo di Connect Webinars varia a seconda della quantità di utenti interessati all’evento e va da un minimo di 120€ al mese (100 posti) a un massimo di 534€ al mese (1000 posti)
- Adobe Connect Learning offre una soluzione completa per la formazione rapida e l’apprendimento mobile. Il software consente ai clienti di creare, erogare e misurare rapidamente la formazione in diretta e on-demand su tutti i dispositivi. È possibile creare sondaggi, utilizzare strumenti di discussione e rapporti sul coinvolgimento dei partecipanti. Il numero di lezioni o classi è illimitato per un massimo di 200 partecipanti. Adobe Connect Learning ha un costo di 340€ mensile o 3220€ annuale.
Adobe Connect è sicuramente uno dei software di videoconferenza più costosi presenti sul mercato ma la grande versatilità e personalizzazione, unite ad un brand che non ha bisogno di presentazioni, lo rendono uno strumento efficiente e pratico.
Gotomeeting
Anche Gotomeeting permette la condivisione del proprio schermo (screen-sharing) con uno o più partecipanti grazie alla quale si può dare vita a dimostrazioni da remoto di prodotti, conference call e riunioni a distanza. Anche in questo caso sono presenti tre piani del software ben distinti
- Il pacchetto Starter, pensato per un massimo di 10 partecipanti, offre i servizi base di condivisione dello schermo, audio e video. Questo piano non prevede limiti di riunioni ne di tempo e garantisce la sicurezza di dati e informazioni grazie alla crittografia AES a 128 bit. La versione Starter ha un costo di 24€ mensili o 19€ nel caso di un abbonamento annuale
- Il pacchetto Pro è pensato per un massimo di 150 partecipanti. Oltre a tutti i servizi della versione precedente, include anche un URL personalizzato, uno storage su cloud illimitato, degli utili strumenti di disegno e appunti condivisibili con tutto il team e la possibilità di cedere le redini del proprio schermo ad un altro partecipante alla conversazione. Gotomeeting Pro ha un costo mensile di 36€ o 29€ in caso di abbonamento annuale
- Il pacchetto Plus offre gli stessi servizi delle versioni precedenti ma permette di ospitare fino a 250 partecipanti. Inoltre, grazie al servizio InRoom Link è possibile connettersi al proprio sistema audio/video per le sale conferenze. Il pacchetto Plus ha un costo di 59€ al mese o 49€ per l’abbonamento annuale
Slack/Hangout
Slack è un software di collaborazione aziendale utilizzato per inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team. Il servizio dà la possibilità di organizzare la comunicazione del team attraverso canali dedicati che possono essere accessibili a tutto il team o solo a specifici membri. Anche per Slack sono presenti tre piani:
- Slack Free, ovvero il piano con funzionalità base e senza limite di tempo, dedicato ai piccoli gruppi di lavoro o a low budget. Questa versione permette di utilizzare la piattaforma attraverso le app native di iOS, Android, Mac, Windows e Linux. Con questa versione la possibilità di effettuare call vocali e video è limitata solo a due persone per volta ed è possibile visualizzare “solo” gli ultimi 10.000 messaggi scambiati dal team. Il file storage è limitato a 5GB per tutto il team
- Il piano Standard prevede tutte le funzionalità della versione gratuita ma senza i limiti per la visualizzazione dei messaggi, limiti per le integrazioni di app e servizi e inoltre, le call vocali e video possono essere fatte anche in gruppo. A queste funzioni si aggiunge il supporto prioritario, lo screen sharing, la creazione di profili ospiti e la personalizzazione di policy di retention per file e messaggi. Lo storage aumenta a 10 GB per membro del team. Il costo del piano standard è di 6,25 € per utente se si sceglie un pagamento annuale, o 7,50 € se si sceglie un pagamento mensile;
- Il piano Plus comprende tutte le funzionalità di quello Standard e del Free, con un supporto dedicato 24/7, la possibilità di esportare tutti i messaggi e lo storage aumenta a 20 GB per singolo utente. Il prezzo a utente è di 11,75 € per pagamenti annuali o 14,10 € per il pagamento mensile.
Grazie all’integrazione con diverse applicazioni è possibile aumentare le prestazioni del software e la produttività del team. All’interno della piattaforma possiamo utilizzare applicazioni come Google Drive, Trello, GitHub, Google Hangout. È infatti possibile avviare una videochiamata con Google Hangout direttamente da un canale Slack utilizzando un semplice comando. Questo può essere un ottimo modo per passare da una chat testuale a una videoconferenza con semplicità e rapidità. È anche possibile invitare tutti gli utenti del canale in modo che possano accedere alla chiamata dell’Hangout o parteciparvi.