Dropbox Business: la soluzione per le aziende

Dropbox rappresenta uno dei servizi di File Hosting più diffusi al mondo. Nel corso degli ultimi anni ha saputo rinnovare e aggiornare i propri servizi riferendosi alle aziende con il piano a pagamento Dropbox Business.

Cos’è Dropbox Business?

Dropbox Business è la soluzione di file hosting pensata per le aziende che aiuta a mantenere il controllo non solo sui dati aziendali ma anche sulle attività degli utenti stessi. La sicurezza e la protezione dei dati sono garantite da funzioni come la pulizia remota del dispositivi, i link con scadenza e i link protetti da password. In questo modo si avrà la certezza assoluta che solo per persone giuste avranno accesso ai propri file.

Il pacchetto base di Dropbox Business include un minimo di 3 utenti. Ogni utente sarà quindi collegato all’account business aziendale. Con Dropbox Business, i file contenuti nella cartella Dropbox sono aggiornati in tempo reale su tutti i dispositivi ad esso collegati, sia che si tratti del computer o dispositivi mobili iOS, Android, Blackberry o Windows. Sarà comunque possibile avere attivo sui vari dispositivi anche l’account di Dropbox personale e verrà creata una seconda cartella per tenere divisi i dati aziendali da quelli personali.

Per quanto riguarda lo spazio di archiviazione, Dropbox Business offre tre piani differenti a seconda delle esigenze del Team. Il piano Standard offre 3 Terabyte (3000GB) di spazio di archiviazione condiviso mentre i piani Advanced ed Enterprise offrono tutto lo spazio di cui il team ha bisogno.

Gli Strumenti di Dropbox Business

Dropbox Business offre alle aziende interessanti strumenti e funzioni che migliorano la conservazione, la visione e la condivisione dei dati.

Una di queste è la funzione Smart Sync introdotta all’inizio del 2018. Grazie a questa funzione è possibile consultare i file dal PC senza necessariamente scaricarli ogni volta. Ciò permette una maggiore agilità nello spostare (o non spostare) i file tra il cloud e la memoria locale evitando così di  intasare l’hard disk con troppi file. Un file posizionato solo sul cloud utilizza infatti solo una piccolissima parte di memoria del disco rigido per dati indispensabili come il nome, la dimensione o la miniatura. Il file completo è invece memorizzato al sicuro sul Cloud di Dropbox.

La funzione Showcase, disponibile per i piani Advanced ed Enterprise, consente invece di condividere il proprio lavoro con partner o clienti su un’unica pagina. Lo strumento permette di creare una vera propria “Introduzione” ai documenti che si vogliono condividere. Vari layout e loghi personalizzati offrono un livello di personalizzazione elevatissimo. I file presentati con Showcase hanno una durata di 120 giorni e la sezione delle statistiche terrà conto di chi ha visualizzato il contenuto.

Controllo degli Utenti

A differenza degli altri piani offerti da Dropbox, la caratteristica peculiare di Dropbox Business è quella di rivolgersi contemporaneamente a più utenti. Per questa ragione il servizio garantisce delle eccellenti funzionalità per evitare la perdita di dati o una loro diffusione incontrollata. È importante sottolineare che i dati contenuti delle cartelle Dropbox Business sono di proprietà dell’azienda che ha sottoscritto il piano.

Ogni file o link condiviso con gli utenti (anche persone esterne che non sono clienti Dropbox) può essere protetto utilizzando password o date di scadenza. I file condivisi con il team, invece, possono essere modificati in tempo reale su dispositivi diversi e vengono sincronizzati automaticamente. Il sistema tiene automaticamente traccia di chi ha modificato o visualizzato un determinato documento. La possibilità di inserire commenti accanto ai file permette di raccogliere velocemente i feedback del team.

Le condivisioni possono essere ampiamente controllate. Gli amministratori possono infatti scegliere quali membri del team hanno accesso a determinati file e quali possono effettivamente modificarli. Oppure si può scegliere se la condivisione è consentita o meno all’esterno dell’azienda. Le possibilità di organizzazione sono moltissime e molto intuitive.

Parola d’ordine: sicurezza

La sicurezza dei dati è una delle caratteristiche principali di Dropbox Business. Oltre ai link con password o alle limitazioni degli utenti che abbiamo già discusso, Dropbox Business offre la protezione necessaria a preservare i dati condivisi da più utenti.

È possibile aggiungere dei livelli supplementari per la protezione degli account degli utenti. La verifica in due passaggi richiede l’inserimento di un ulteriore codice a sei cifre per accedere da ogni nuovo dispositivo. Questa soluzione si rivela particolarmente utile per gli account con più controllo, come per esempio per gli amministratori.

Nel caso si verifichi la perdita o il furto di un dispositivo, questo può facilmente essere scollegato dall’account principale per sospendere immediatamente la sincronizzazione. Se ciò non bastasse, la funzione di pulizia remota permette la cancellazione di tutti i file condivisi presenti su quel dispositivo. La sospensione dell’account può essere effettuata anche nel caso di migrazioni da parte dei membri del team. Se un dipendente lascia l’azienda, il suo account può essere eliminato rapidamente.

In conclusione

Oggi Dropbox Business è utilizzato da oltre 300.000 mila aziende tra cui Expedia, Sundance Institute, National Geographic e tante altre. Le oltre 4,5 miliardi di connessione create tramite link e cartelle condivise dimostrano che Dropbox Business è una delle soluzione più diffuse ed efficienti in questo campo.

I piani tariffari si dividono in:

• Standard, a 360€ l’anno per 3 utenti, più 10€ al mese per ogni utente aggiunto
• Advanced, a 540€ l’anno per 3 utenti, più 15€ al mese per ogni utente aggiunto
• Enterprise il cui prezzo varia a seconda delle soluzioni utilizzate

Vi ricordiamo inoltre che per tutte e tre le opzioni è garantito un periodo di prova di 30 giorni.

Sconti particolari sono riservati per gli enti no-profit, gli istituti scolastici. Ulteriori informazioni a riguardo possono essere richieste direttamente allo staff di DropBox sul Sito Ufficiale