Nell’era dell’automazione e dell’intelligenza artificiale, investire nel Business Process Management (BPM) è diventato cruciale per le imprese moderne.
Secondo le valutazioni, il mercato del BPM crescerà significativamente, raggiungendo i 2618 miliardi di dollari entro il 2028.Ecco perchè la software house Cualeva, con il suo prodotto di punta DocsMarshal, ha deciso di fornirci una guida su come avviare un progetto BPM in azienda, delineando quattro step fondamentali (che andremo a vedere di seguito in questo articolo). Prima però proviamo a fare chiarezza, cercando di capire perchè il Business Process Management è così importante nel 2024.
Perchè il BPM è così importante?
In primis dobbiamo ricordare che implementare un sistema BPM offre numerosi vantaggi. Tra questi una maggiore efficienza operativa, riduzione dei costi e miglioramento della qualità dei prodotti e servizi.
Come evidenziato da Gartner, l’uso di un framework di gestione dei processi aziendali può aumentare il tasso di successo del progetto del 70%.
Cualeva sottolinea l’importanza del BPM per risolvere le sfide aziendali, garantendo un controllo migliore e una trasparenza ottimale dei processi.
Business Process Management: 4 consigli di Cualeva
- Identificare e comprendere i processi aziendali:
La prima fase consiste nella mappatura dei processi aziendali. Questo passaggio è cruciale per identificare le aree di miglioramento. Dettagliare le attività e gli elementi chiave di ogni processo, come i responsabili, i tempi di esecuzione e le risorse coinvolte, è fondamentale per pianificare le modifiche necessarie. Inoltre, è importante rilevare le dipendenze tra i vari processi per migliorare l’efficienza complessiva. - Creare un team dedicato:
Formare un gruppo con competenze tecniche e conoscenza dei processi aziendali è essenziale per l’implementazione e il monitoraggio del BPM. Questo team raccoglierà dati e valuterà regolarmente i risultati ottenuti, permettendo miglioramenti continui basati su feedback e risultati. - Stabilire obiettivi chiari:
Definire obiettivi specifici e misurabili è cruciale. Ad esempio, invece di un generico “migliorare l’efficienza”, un obiettivo concreto potrebbe essere “ridurre i tempi di esecuzione del processo X del 20% entro sei mesi”. Questo approccio facilita il monitoraggio dei progressi e l’adattamento delle strategie. - Scegliere la soluzione BPM ideale:
È importante investire tempo nella ricerca e nella valutazione delle opzioni disponibili. La soluzione scelta deve adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda. DocsMarshal di Cualeva, ad esempio, è progettato per integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti e offrire una gestione dinamica e scalabile dei processi.
Sara Cinchetti, head of marketing & communication di Cualeva, afferma che una strategia di successo richiede chiarezza sugli obiettivi e supporto interno. Del resto le statistiche dimostrano l’efficacia del BPM: l’81% delle organizzazioni che adottano iniziative BPM ottiene un tasso di rendimento interno superiore al 15%. DocsMarshal, in effetti, si distingue proprio per la sua facilità di implementazione, flessibilità, scalabilità e disponibilità di strumenti pronti all’uso, rappresentando un asset strategico per migliorare l’allineamento tra dipartimenti e abbattere i silos aziendali.
Di seguito riportiamo proprio le dichiarazioni di Sara Cinchetti in merito:
“Per realizzare una strategia di successo, è molto importante essere chiari sull’ambito, sugli
obiettivi e sul supporto interno del progetto BPM. L’obiettivo finale di ogni implementazione è
quello di raggiungere l’efficienza dei processi per fornire soddisfazione al cliente e
incrementare il ROI aziendale. Le statistiche dimostrano la concreta produttività di questo
tipo di soluzioni: secondo un sondaggio sulle esperienze BPM dei loro clienti, l’81% delle
organizzazioni aziendali che lavorano su iniziative BPM vedrà un tasso di rendimento interno
superiore al 15%. Questo strumento diventa, quindi, l’asset strategico differenziante, che
permette di ottenere una interconnessione aziendale capace di abbattere silos e migliorare
l’allineamento tra dipartimenti, reparti e persone. Tuttavia, affinché l’integrazione di un
software per il BPM porti un reale vantaggio alle aziende, è necessario che siano presenti
alcune caratteristiche imprescindibili, che noi con DocsMarshal abbiamo reso concrete, mi
riferisco a: facilità e rapidità di implementazione, integrazione con i sistemi già esistenti,
flessibilità, disponibilità di strumenti pronti all’uso, scalabilità e funzioni in continua
evoluzione.”
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