Archiva Group: come la tecnologia può aiutarci nella gestione dei fornitori

A volte gestire il complesso insieme dei fornitori è molto difficile a causa della frammentazione interna alle aziende e degli inefficienti metodi di comunicazione. Le soluzioni CRM (Customer Relationship Management) digitali vengono in nostro soccorso, permettendo di ottimizzare ogni aspetto della gestione dei fornitori. Ce ne parla Carlo Vismara, Head of Sales Supply Chain Solutions di Archiva Group.

I problemi legati alla gestione tradizionale dei fornitori

In un’azienda, solitamente, coabitano diversi dipartimenti, come ufficio acquisti, amministrazione, dipartimenti tecnici e qualità. E, di conseguenza, la gestione dei fornitori è spesso frammentata tra questi. Quali problemi può causare questa frammentazione? Vediamoli.

Comunicazione inefficiente

Spesso, sia per abitudine che per convenienza, la comunicazione con i fornitori avviene tramite canali tradizionali come email e telefonate. Tuttavia, questi canali non garantiscono tracciabilità e possono facilmente portare a incomprensioni.

Mancanza di centralizzazione

Come se una comunicazione poco efficiente non bastasse, le informazioni sui fornitori sono spesso disperse tra i vari dipartimenti. Infatti, è raro esista un repository centralizzato che raccolga tutte le interazioni e i dati rilevanti. Un tale repository faciliterebbe immensamente la collaborazione tra dipartimenti.

Perdita di conoscenza aziendale

L’ecosistema aziendale è come una catena: se anche solo un singolo anello si spezza, tutta la catena cede. Per questo, se la conoscenza sui fornitori è concentrata nelle mani di singoli dipendenti, il loro eventuale allontanamento dall’azienda può causare la perdita di informazioni preziose.

Processi di qualifica non strutturati

Infine, un altro grosso problema è la mancanza di standard nella gestione della qualifica dei fornitori. Ciò rende difficile valutare e confrontare le performance e la solidità finanziaria dei diversi fornitori.

La tecnologia viene in nostro soccorso

In un’azienda orientata al digitale e alla modernizzazione non può quindi mancare una soluzione tecnologica che permette di gestire al meglio l’ecosistema dei fornitori. Tali soluzioni esistono, e possono portare a una maggiore efficienza e trasparenza. Ma non solo: di seguito vi elenchiamo alcuni dei vantaggi legati all’utilizzo di piattaforme di gestione dei fornitori.

Maggiore centralizzazione

Come abbiamo visto uno dei problemi principali nella gestione dei fornitori è la mancanza di centralizzazione. Un portale ovvia a questo problema fungendo da punto di contatto unico per tutte le comunicazioni e le interazioni con i fornitori. Questa soluzione permette di creare un’anagrafica completa del fornitore, accessibile a tutti i dipartimenti aziendali, cosicché tutte le informazioni relative ai fornitori siano aggiornate e facilmente reperibili.

Digitalizzazione dei processi di onboarding e qualifica

Ma non solo. Un portale fornitori può raccogliere tutte le informazioni necessarie, dai dati anagrafici alle certificazioni di conformità, facilitando la valutazione e la selezione dei fornitori più idonei. Ciò permette di strutturare e standardizzare il processo di onboarding e qualifica, che solitamente è lungo e tedioso, nonché prono agli errori dovuti alla mancanza di comunicazioni chiare tra dipartimenti.

Monitoraggio e reporting automatizzati

I promemoria sono importanti e, per evitare un accumulo di post-it e notifiche da strumenti di terze parti, una piattaforma unificata e integrata può darci una mano. Questa può infatti inviare promemoria automatici per la scadenza di documenti importanti come certificati e contratti. Inoltre, il portale può raccogliere, dai dati presenti sulla piattaforma, analytics importanti e generare rapporti dettagliati sulle performance dei fornitori, aiutando l’azienda a prendere decisioni più informate.

Responsabilizzazione dei fornitori

Un vantaggio significativo delle soluzioni tecnologiche è la responsabilizzazione dei fornitori. Questo perché il portale facilita considerevolmente il processo di gestione anche per i fornitori stessi, in quanto possono caricare direttamente le certificazioni, aggiornare informazioni cruciali come l’IBAN e visualizzare lo stato delle fatture. Ciò non solo garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate, ma riduce il carico di lavoro dell’azienda, che ora non deve più preoccuparsi di richiedere ogni volta questi importati dati.

Integrazione con ERP e Info Provider

Sempre per quanto riguarda l’aggiornamento di dati importanti, l’integrazione del portale fornitori con i sistemi ERP aziendali e gli Info Provider consente di aggiornare automaticamente i dati e di eseguire analisi approfondite sulla solidità finanziaria e la sostenibilità dei fornitori.

Comunicazione bidirezionale e chat integrata

Torniamo a considerare il primo problema citato, quello dell’inefficienza delle comunicazioni. Tramite chat integrata nel portale è possibile comunicare direttamente con i fornitori, riducendo di conseguenza la dipendenza dalle email, oltre che a garantire che tutte le conversazioni siano tracciabili e centralizzate.

Accesso da mobile

Ultima, ma non meno importante, è la disponibilità di una versione mobile del portale fornitori permette ai responsabili di accedere alle informazioni ovunque si trovino, migliorando ulteriormente l’efficienza operativa.

Per maggiori informazioni sulla piattaforma di gestione dei fornitori di Archiva Group, Requiro Next2, vi invitiamo a consultare questa pagina.